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Word-Tipps

Hier werden nach und nach Hinweise zu häufig geäußerten Problemen und Arbeitserleichterungen beim Umgang mit Word eingestellt.

Grundlegende Bedienungshinweise geben das Word-Glossar und die Broschüre »Word ist keine Schreibmaschine«.

Achtung: Microsoft hat Tastenkombinationen in Word geändert.

Wichtig: Die meisten Tipps funktionieren nur mit der Desktop-Version von Word. Word-Online (die Browser-App oder Web-App) und Word-Mobile (für Smartphones und Tablets) sind im Funktionsumfang stark eingeschränkt; ihnen fehlen zum Teil elementare Word-Funktionen. Erläuterungen und Links zu den Versionsunterschieden

Tipps und Anleitungen zu ...

 

Arbeiten mit Word

Spezialitäten beim Suchen und Ersetzen

 

 

Markieren - mal anders

 

 

Positionsrahmen oder Textfelder?

 

 

Textbausteine (Autotext)

   

Seltsame Bezeichnungen im Überarbeitungsmodus: Markups

   NEU 

Speichern unter mit [Strg]+[Shift]+[S] statt [F12]

  NEU 

Sprungmarken und Markierungen

     

 

Formatierung und Typographie

Die Vielfalt der Leerzeichen

 

 

Schriftarten

 

 

Sonderzeichen für Boolesche Algebra, Mengenlehre, Vektorrechnung

 

 

Sonderzeichen per AutoKorrektur

   

Die Tücken des AutoFormats

   

Initiale

 

 

Ligaturen

 

 

Anführungszeichen

 

 

Richtig auf der Tastatur zielen, um den Apostroph zu finden

 

 

Silbentrennung: erzwingen oder unterdrücken

 

 

Gut versteckt: Ändern der Fussnotentrennlinie

 

 

Die leidigen Kompatibilitätsoptionen

 

 

Überschriften

Überschriften ganz einfach

   

Gliederungsebenen richtig einrücken

   

Handgemachten Überschriften ganz einfach Formatvorlagen zuweisen

   

Gegliederte Nummerierung für Überschriften selbst definieren

   

Überschriftennummerierung wird als schwarzes Rechteck angezeigt

 

 

Verzeichnisse

Bildunterschriften mit Quellen aber Abbildungsverzeichnis ohne

 

 

Die ewigen Probleme mit der Quellenverwaltung

 

 

Grafik

Illustrationen einbetten oder verknüpfen

 

 

Screenshots

 

 

Abweichung beim Kopieren von Formen in Word 2013

 

 

Organigramme mit OrgChart bearbeiten

 

 

Diagramme mit MS-Chart bearbeiten

 

 

Felder und Funktionen

Word rechnet

 

 

In Tabellen rechnen

 

 

   Eigenartige Rechenregeln in Tabellen

 

 

Berechnungen mit Formularfeldern

 

 

Grundsätzliches zu den Feldfunktionen in Word

 

 

Korrekte Syntax der IF-Funktion

 

 

Die EQ-Funktion

 

 

Formulare

 

 

Korrekte Anrede in Serienbriefen

 

   

 

Nummerierung 

Die Aufzaehlungs- und Nummerierungsautomatik

 

 

Nummerierungswert ändern

 

 

Nummerieren mit Buchstaben

 

 

Überschriftennummerierung

 

 

    Gliederungsebenen richtig einrücken

 

 

    Gegliederte Nummerierung für Überschriften selbst definieren

   

    Überschriftennummer wird als schwarzes Rechteck angezeigt

 

 

Seitennummerierung

 

 

   Immer Ärger mit den Römern

 

 

   Vortext und Nachtext mit eigener Seitenzählung

 

 

   Nummerierung im Nachtext fortsetzen

 

 

   Falsch sortierte Griechen (und »Echte Römer«)

 

 

Sonstiges

Wenn Word nicht so will wie der Nutzer

 

 

Scannen mit Word

 

 

Benutzerdefinierte Daten und Einstellungen auf den neuen Rechner mitnehmen

 

 

Standard-Optionen die Sie unbedingt ändern sollten

 

 

Beschädigte Datei reparieren

 

 

Dateiendungen und Standard-Programme

 

 

Funktionen von der Resterampe

Benutzerdefinierte Daten und Einstellungen auf den neuen Rechner mitnehmen

Veröffentlicht am 08.11.2015

Die Einrichtung eines neuen Rechners ist mit viel Mühen verbunden, denn alles muss neu installiert werden. Um nicht auch noch alle persönlichen Einstellungen, Textbausteine, Wörterbücher etc. neu einrichten zu müssen, hilft die Liste der Pfade, in denen Office persönliche Einstellungen speichert:

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Falsch sortierte Griechen (und »Echte Römer«)

Veröffentlicht am 20.10.2015

in User fragte, wie er eine Aufzählung korrekt mit griechischen Buchstaben »nummerieren« könnte, denn der Standardfont »Symbol« enthält zwar das griechische Alphabet in groß und klein, aber falsch sortiert. Das kennen wir ja alle noch aus der Schule oder aus Huxleys Roman »Brave New World«: alpha beta gamma delta epsilon ...

Nicht nur Microsofts Fontgestalter scheinen das griechische Alphabet nicht zu beherrschen, in allen frei zugänglichen Fonts mit griechischem Alphabet geht es so zu: alpha beta chi delta epsilon ... Im Folgenden geht es dann noch weiter durcheinander. Die Reihung orientiert sich an der Transkription ins Lateinische.

Zum Nummerieren ist das also nicht zu gebrauchen. Deshalb habe ich beschlossen, selbst Hand anzulegen.

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Was sind eigentlich Ligaturen?

Veröffentlicht am 15.10.2015

Ligaturen waren zu Zeiten des »echten« Buchdrucks ein Qualitätsmerkmal für gute Zeichensätze.

Wie Ligaturen beim Computersatz zum Einsatz kommen, erklärt dieser Aufsatz.

Bildunterschriften mit Quellen, aber Abbildungsverzeichnis ohne

Veröffentlicht am 31.05.2015

Bildunterschriften werden auch dafür genutzt, im Anschluss an die Beschreibung urheberrechtliche Hinweise zur Bildherkunft anzubringen. Im Abbildungsverzeichnis stören diese jedoch. Da das Abbildungsverzeichnis auf die Formatvorlage Beschriftung zugreift, brauchen Sie lediglich dem Quellenhinweis eine andere Absatz-Formatvorlage zuzuweisen. Um dennoch Bildunterschrift und Quellenhinweis in einer Zeile unter dem Bild zu halten, wenden Sie folgenden Trick an:

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Korrekte Syntax der IF-Funktion

Veröffentlicht am 24.05.2015

Aktualisiert: 02.02.2021

Die Vergleichsfunktion IF bedeutet für viele Word-Nutzer eine Herausforderung, denn 

  • es gibt deren zwei unterschiedliche { IF } und { =IF } mit 
    • verschiedenen Einsatzzwecken und 
    • unterschiedlicher Syntax,
  • beherrscht außerdem der Hersteller wieder mal seine eigene Software nicht und baut Fehlinformationen in die offiziellen Hilfeseiten ein. 

Lesen Sie in dieser Anleitung, wie man richtig damit umgeht.

Screenshots

Veröffentlicht am 20.04.2015

Screenshots werden für wissenschaftliche Arbeiten und für Präsentationen immer dann benötigt, wenn

  • der Computer als Monitor für Messungen oder Beobachtungen eingesetzt wird und bestimmte Situationen im Bild festzuhalten sind,
  • es um Dokumentationen zu Software geht oder
  • ein grafisches Ergebnis einer Fremdsoftware auf keinem anderen Weg als über das »Abfotografieren« nach MS Office zu portieren ist.
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Die leidigen Kompatibilitätsoptionen

Veröffentlicht am 12.04.2015

Die Layoutoptionen, mit Word 2007 erstmals am Ende der Erweiterten Optionen ganz versteckt eingeführt, seit Version 2013 wenig sachgerecht aufgeteilt in Layout- und Kompatibilitätsoptionen, sind ein Ärgernis ob ihrer Desorganisation. Die Aufreihung vermittelt den Eindruck, dass sie nach dem Motto entstanden sind »Ich hätt‘ hier noch was für die Layoutoptionen.« – »Häng’s hinten dran!«

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Abweichung beim Kopieren von Formen in Word 2013

Veröffentlicht am 19.12.2014

Wollen Sie in Word 2013 eine Form duplizieren und arbeiten nicht mit dem Zeichenbereich, ist die Strg-Taste schon vor dem Anklicken und Ziehen zu drücken. 

Word rechnet

Veröffentlicht am 14.12.2014

Das Gerät, an dem Sie schreiben, ist ein Rechner, deshalb kann Word selbstverständlich auch rechnen. Da es aber in erster Linie Textprogramm ist, müssen Sie ihm klarmachen, dass ein eingegebener Term kein bloßer Text ist, sondern berechnet werden soll.

 

Die Angaben in der Word-Hilfe sind falsch!

Dort wird zum Trennen von Operanden das Komma angegeben; in der deutschen Version müssen Operanden aber durch Semikola getrennt werden!

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In Tabellen rechnen

Veröffentlicht am 14.12.2014

Zwar ist das Rechnen in Tabellen eine Domäne Excels und mittels Einbaus einer Excel-Instanz im Dokument auch leicht aus Word heraus zu bedienen, doch für simple Rechenvorgänge hält Word auch spezielle Formeln bereit.

Weil die Online-Hilfe zu diesem Thema leider nur absoluten Stuss anbietet, habe ich hier eine umfassende Abhandlung zum Tabellenrechnen in Word eingestellt.

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