Im Abschnitt »Geschäftsgang« der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung (GGO I) sind alle Arbeiten beschrieben, die mit dem Bearbeiten von Eingängen, dem Fertigen von Verfügungen und dem Absenden von Reinschriften – also mit dem Abarbeiten eines Vorgangs – zu tun haben. DA sollte zu erwarten sein, dass dies strukturiert und ablauforientiert dargestellt ist, doch weit gefehlt.

Es ist nicht ergründbar, welche Kriterien der seit Jahrzehnten gewählten (bewährten?) Reihenfolge zugrundeliegen, aber dem ratsuchenden Bearbeiter erschließen sie sich nicht.

Die Reihenfolge der einschlägigen Paragrafen ist in der Grafik dem Bearbeitungsablauf gegenübergestellt:

Die grafische Darstellung zeigt, dass die einschlägigen Paragrafen bunt durcheinander stehen und nicht in der Reihenfolge des Arbeitsablaufs, wie es sich für eine Arbeitanleitung gehört (die jener Abschnitt der GGO I ja zweifelsohne sein soll. Selbst der Name »Geschäftsgang« weist darauf hin.

Exemplarisch seien wegen der »Doppelschleife« die vorletzten Zeilen des Ablaufplans näher erläutert:

Eine Reinschrift kann erst unterzeichnet oder beglaubigt werden (§ 57), wenn sie gefertigt ist (§ 58). Der Zusammenhang von Fertigung und Absendung in § 58 ist aber durch das Unterzeichnen und Beglaubigen aus § 57 unterbrochen, deshalb gehören die beiden Arbeitsgänge nicht zusammen. Sinnvoller wäre es, entweder beide Paragrafen ein einem (»Reinschriften«) zusammen zu fassen und intern ablauforientiert zu gliedern oder daraus drei Paragrafen in richtiger Abfolge zu machen:

fertigen → unterschreiben oder beglaubigen → absenden

In dieser den tatsächlichen Abläufen nicht angepassten Gliederung ist einer der diversen Gründe für den Mangel an Verständnis gegenüber der GGO und den immensen Schulungsbedarf zu sehen. Man muss bedenken, dass diese Arbeitsanweisung nicht nur von »gelernten Beamten« zu beachten ist; im öffentlichen Dienst arbeiten weit mehr Quereinsteiger als Menschen mit Verwaltungsfachausbildung. Allerdings wird dieses Handicap von der federführenden Senatsverwaltung für Inneres, die fast ausschließlich aus Verwaltungsfachleuten und Juristen besteht, wohl gar nicht erkannt.

Service: Sollten Sie in der Berliner Verwaltung arbeiten, können Sie gern das Script zum Kurs »Ein Brief geht ein – was nun?« herunterladen, in dem dieser Abschnitt der GGO ablaufgerecht sortiert und mit Insiderwissen angereichert ist.