Word Tipps

Effektiv mit Word arbeiten

Bereits die elementaren Funktionen bereiten in Wort schon Probleme. Verschärft werden diese auch noch durch gelegentliche, schwer nachvollziehbare Änderungen. Auf dieser Seite finden Sie Hinweise zu den häufigsten Komplikationen und zu sich der Autodidaktik verschließenden Word-Funktionen.

Microsoft hat wichtige Tastenkombinationen in Word geändert.

Tastenkombinationen sind eine feine Sache. Man gewöhnt sich schnell daran, anstelle des Stöberns im Menüband einfach zwei oder drei Tasten gleichzeitig zu drücken. Leider pfuscht Microsoft gern darin herum.

Die Tastenkombinations-Änderungen von Anfang 2023 sind ein Debakel. Seit Jahrzehnten etablierte Zuordnungen wurden ohne Not (Begründung: Barrierefreiheit) mit anderen Funktionen belegt.

Die Zoom-Funktionen sind entbehrlich bis auf die 100%-Funktion, die man aber auch auf eine andere, ungenutzte Kombi hätte legen können. Hinaus- und hineinzoomen geht deutlich einfacher mit S+Mausrad.

Noch unverständlicher ist die Änderung von S+U+c/v zu S+A+c/v bzw. G+c/v zugunsten des Einfügens unformatierten Textes, denn dafür besteht mit W+G+v bereits eine Tastenkombination der Power Toys.

Dass die Tastenkombinationen für Trennfuge einfügen S+- und Geschützter Bindestrich S+U+-ersatzlos entfallen sind, ist nicht hinnehmbar.
Dem Gedankenstrich (vorher S+± im Nummernblock) hat man nun die Tastenkombination U+G+- zugewiesen, aber was ist mit den anderen beiden?

Es bleibt leider kein anderer Ausweg, als die Tastenkombinationen selbst nachzubessern. Mit »Tuhls’ Tuhls« können Sie bequem jede einzelne dieser Tastenbelegungen beliebig rückgängig machen oder beibehalten.

Spezialitäten beim Suchen und Ersetzen

Vielen Nutzern bereiten die erweiterten Möglichkeiten, die das Suchen und Ersetzen in Word bietet, Probleme. Die zugehörige Online-Hilfe ist etwas eigenartig sortiert. Die verlinkte Zusammenstellung ist übersichtlicher und enthält alle Codes für Platzhaltersuche (Mustererkennung).

Markieren – mal anders

Die üblichen Methoden zur Textmarkierung, egal ob mit der Tastatur oder der Maus sind wohl allen Word-Nutzern bekannt. Es gibt aber spezielle Methoden, die selten in Handbüchern und Hilfeseiten erwähnt werden. Zu beiden finden Sie Informationen in diesen beiden Anleitungen:

Tutorial zum Markierungsmodus [F8]

Tutorial »Integrierte Sprungmarken und Markierungsfunktionen«

Marginale nutzen: Positionsrahmen oder Textfelder?

Der übliche Schreibbereich ist geringer als die Blattgröße; das Blatt wird nur zum Teil ausgenutzt, weil ein Text mit Rand gefälliger aussieht. In der Drucktechnik wird dieser Bereich »Satzspiegel« genannt. Der Bereich um den Satzspiegel herum, das Marginal, ist aber nicht tabu. Hier werden exponierte Elemente platziert, zu Beispiel Hinweise zum Text, Icons, QR-Codes und ähnliches.

Als Word-Nutzer hat man dazu die Wahl zwischen Positionsrahmen und Textfeldern. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, wie im verlinkten Skript beschrieben.

Tutorial Positionsrahmen oder Textfelder

Textbausteine (Autotext)

Immer wieder benötigte Texte müssen nicht immer wieder neu geschrieben oder per Kopieren eingefügt werden. Bereits bei Wörtern mit mehr als acht Buchstaben – und deren gibt es im Deutschen, besonders in Fachsprachen, genügend – sehnt man sich beim Schreiben nach etwas Bequemlichkeit.

Die Funktion Autotext, arbeitet ähnlich wie die Autokorrektur, korrigiert aber nicht sofort, sondern

bietet die Korrektur zunächst nach Eingabe der ersten vier Zeichen nur an; erst nach Betätigung von R lassen Sie sie wirksam werden oder schreiben einfach weiter oder
fügt nach Eingabe der Anfangsbuchstaben und den Baustein ein oder
übernimmt den Baustein mit Einfügen | Schnellbausteine | Autotext aus einer Bausteinauswahl.
Textbausteine können auch grafische Elemente enthalten.

Textbausteine anlegen

Um einen Text als Baustein zu erfassen, schreiben Sie ihn auf, markieren ihn und betätigen dann A+§ oder Einfügen | Schnellbausteine | Autotext | Auswahl im Autotext-Katalog speichern.

Wichtig: Wenn Sie nur den Text markiert haben, werden Absatzformatierungen nicht erfasst. Wollen Sie den Baustein als formatierten Absatz erhalten, muss die Absatzmarke ¶ in der Markierung eingeschlossen sein.
Im Dialog bestimmen Sie einen Namen für diesen Textbaustein und weitere Eigenschaft, besonders den Speicherort:

Normal.dotm speichert den Textbaustein in der Standard-Dokumentenvorlage.
BuldingBlocks.dotx speichert den Textbaustein unabhängig von einer Dokumentenvorlage.
Basiert Ihr aktuelles Dokument auf einer besonderen Dokumentenvorlage (.dotx oder .dotm), wird auch diese als Speicherort angeboten. Damit stehen die Textbausteine jedem Verwender der Vorlage zur Verfügung, was mit den ersten beiden Speichervarianten nicht möglich ist.

Die Bausteine lassen sich im Dialog Neuen Baustein erstellen bestimmten Katalogen und Kategorien zuordnen, damit Sie bei der späteren Verwendung und Verwaltung den Überblick behalten. In den Optionen lässt sich festlegen, in welcher Form der Baustein in den Text eingefügt wird.

Tipp: Meist ist es sinnvoll, die Namen der Textbausteine zu ändern, um die automatische Vorschlagsfunktion nicht ständig bei Wörtern mit gleichem Anfang zu erhalten. Die Buchstabenfolge »tb« davor gesetzt, verhindert Kollisionen mit anderen Wörtern.

Textbausteine verwalten

Einfügen | Schnellbausteine | Organizer für Bausteine
Markieren Sie den Baustein, der bearbeitet werden soll, und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten, um in einem Dialog wie bei der Neuerstellung eines Bausteins dessen Attribute zu verändern.

Bausteinkatalog drucken

Sie können Ihre Textbausteine als Liste drucken, wenn Sie im Druckdialog in der obersten Auswahl Autotext-Einträge wählen.

Leichteren Zugriff auf Textbausteine ermöglichen

Textbausteine lassen sie sich in Steuerelementen der Dokumentvorlage abbilden. Dazu bedarf es folgender Vorbereitungen:

Ordnen Sie in Textbausteine verwalten den für diese Vorlage benötigten Textbausteinen eine eigene Kategorie zu und speichern Sie sie in der Vorlage.
Legen Sie mit den Entwicklertools an der Stelle, an der ein Textbaustein einzufügen ist, ein Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement an,
dem Sie in den Eigenschaften die gewünschte Kategorie zuordnen.
Beim Anklicken des Steuerelements im Ausfüllmodus werden die Textbausteine der zugeordneten Kategorie zur Auswahl angeboten.

Was bedeuten die verschiedenen Markup-Einstellungen?

Einfaches Markup
Änderungen durchgeführt, nur Randmarkierungen

Markup: keine
So sähe das Dokument aus, wenn Sie alle Änderungen annehmen.

Original
Ansicht der ursprünglichen Fassung vor der Überarbeitung

Eine Einstellung fehlt seit 2013, ist aber mit Menüband anpassen nachrüstbar:
Original: Markups anzeigen
Änderungen nicht durchgeführt, Inline-Überarbeitungen markiert, Sprechblasen sichtbar

Scannen mit Word

Benutzerdefinierte Daten und Einstellungen auf den neuen Rechner mitnehmen

C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\*.qat

C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\(alle Inhalte)

C:\Benutzer\Benutzername\Dokumente\*.exportedUI

C:\Benutzer\Benutzername\Dokumente\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen\…

Funktionen von der Resterampe

Für alle, die wissen möchten, was es damit auf sich hat, ob und wie man etwas damit anfangen kann, habe ich ein Tutorial geschrieben.