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Word Tipps

Forma­tie­ren

Alles was Sie mit Ihrem Text in Wort anstel­len, ob Sie die Schrift­art ändern oder deren Farbe, ob Sie die Seiten­rän­der und Einzüge ändern, ob Sie der Schrift ein fettes oder kursi­ves Ausse­hen geben, ob Sie einen Absatz rahmen oder farbig hinter­le­gen, alles löst eine Forma­tie­rung aus.

Formatieren

Jede Verän­de­rung am Ausse­hen der Schrift, an Breite und Abstän­den der Absätze und jedwede andere Einfluss­nahme auf das Erschei­nungs­bild Ihres Textes ist eine Formatierung.

Formatvorlagen

Die Eigen­schaf­ten der Forma­tie­rung hält Word in Format­vor­la­gen fest. Mit G+U+s blen­den Sie die komplette Liste der im Doku­ment zur Verfü­gung stehen­den Format­vor­la­gen ein.

Silbentrennung: erzwingen oder unterdrücken

Word stellt sich bei der Silben­tren­nung manch­mal selt­sam an, trennt, wo es nicht tren­nen soll, oder trennt nicht, obwohl eine Tren­nung möglich oder erwünscht wäre.

Gene­rell steu­ern Sie die auto­ma­ti­sche Silben­tren­nung mit den Einstel­lun­gen in Layout| Silben­tren­nung.

Trennzone?

In den alten Versio­nen gab es eine Möglich­keit, den Rand­be­reich zu bestim­men, in dem getrennt werden sollte. Das gibt es seit Version 2013 nur noch, wenn Sie im Kompa­ti­bi­li­täts­mo­dus arbeiten.

Trennfugen vorgeben

Mit S+- können Sie Word vorge­ben, an welchen Stel­len getrennt werden kann. Damit fügen Sie ein nicht sicht­ba­res Steu­er­zei­chen, eine Trenn­fuge, ein. Sie wird nur dann als Binde­strich ange­zeigt, wenn Word an dieser Stelle die Zeile umbricht. (Bei einge­schal­te­ter Steu­er­zei­chen­an­zeige ¶ erscheint die Trenn­fuge als ¬.)

Achtung: Durch die Ände­rung der Tasten­kom­bi­na­tio­nen seitens Micro­soft Anfang 2023 ist diese Tasten­kom­bi­na­tion in Word 365 unter den Tisch gefal­len; Abhilfe in Tuhls’ Tools.

Die Trenn­fuge war früher mal zwin­gend, in den aktu­el­len Versio­nen trennt Word dennoch auch an ande­ren Stel­len. Sie beschrän­ken die Tren­nung auf die vorge­ge­be­nen Trenn­fu­gen, indem Sie für dieses Wort zugleich die Tren­nung unter­bin­den mit der Option »Recht­schrei­bung und Gram­ma­tik nicht prüfen« in den Spracheinstellungen.

Sie können sich diese Formatierung auch erleichtern, indem Sie die Schritte per Makro ausführen lassen:

Sub Trennfuge()
Selection.InsertSymbol CharacterNumber:=31, Unicode:=True
Selection.Extend    '3 und 4 erweitern die Markierung auf ein volles Wort, weil ohne Markierung 
Selection.Extend    'der gesamte Text von der folgenden Formatierung erfasst würde.
Do While Right(Selection, 1) = " "                    'Die Schleife schließt
    Selection.MoveEnd Unit:=wdCharacter, Count:=-1    'eventuelle Leerzeichen
Loop                                                  'nach dem Wort aus.
Selection.NoProofing = True
End Sub

Trennung dauerhaft unterbinden

Um Word nachhaltig beizubringen, dass ein bestimmtes Wort immer nur an den Trennfugen getrennt wird, geben Sie die mit Trennfugen und der Eigenschaft »Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen« als Autokorrektur vor.

  1. Markieren Sie das formatierte Wort.
  2. Datei | Optionen | Dokumentprüfung | Autokorrektur-Optionen
  3. Das markierte Wort steht bereits im Feld »Durch«.
  4. Aktivieren Sie die Option »Formatierten Text«.
  5. Tragen Sie ins Feld »Ersetzen« das unformatierte Wort ein.
  6. Hinzufügen | Ok

Trennfugen an Sonderzeichen

Mit Schrägstrich, Ampersand oder anderen Sonderzeichen zusammengefügte Wörter trennt Word nicht. Soll eine am Zeilenende voll umbrochene Wortkombination an einem dieser Sonderzeichen getrennt werden, kommt eine Trennfuge wie oben beschrieben nicht in Betracht, weil ja kein Trennstrich am Zeilenende benötigt wird. Hier hilft das Sonderzeichen »Bedingter Nullbreite-Wechsel«, das Sie in Einfügen | Symbol | Weitere Symbole | Register Sonderzeichen fast am Ende der Liste finden.

Dieses Zeichen bietet Word eine Gelegenheit zum Zeilenumbruch wie ein normaler Leerschritt, ohne dass ein solcher innerhalb der Zeile angezeigt wird. Bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige sehen Sie an dieser Stelle ein doppelt gerahmtes Rechteck.

Trennung ganzer Absätze unterbinden

Im Absatz-Dialog finden Sie im Register Zeilen- und Seitenumbruch die Option Keine Silbentrennung, die die automatische Silbentrennung für den aktuellen Absatz verhindert. 

Trennung einzelner Wörter unterbinden

Um ein Wort von der Silben­tren­nung auszu­neh­men, markie­ren Sie es und weisen Sie ihm das Attri­but »Recht­schrei­bung und Gram­ma­tik nicht prüfen« im Dialog Spra­che zu. Diese Option schal­tet auch die auto­ma­ti­sche Silben­tren­nung für das so forma­tierte Wort aus. Word trennt dann nur an Trennfugen.

Trennung nach Ergänzungsstrich am Wortbeginn unterbinden

Der Ergän­zungs­strich in einem Konstrukt wie »Abschluss­ar­bei­ten und ‑prüfun­gen« wirkt verlo­ren und unpro­fes­sio­nell am Zeilen­ende, wo Word ihn als will­kom­me­nen Anlass zum Zeilen­um­bruch betrach­tet. Er lässt sich durch den geschütz­ten Binde­strich S+U+- vermei­den. Anders als der geschützte Leer­schritt lässt sich der geschützte Binde­strich bei einge­schal­te­ten Steu­er­zei­chen nicht von seinem einfa­chen Pendant unterscheiden.

Wich­tig: Die Tasten­kom­bi­na­tion S+U+- gibt es in den aktu­el­len Versio­nen nicht mehr. Lesen Sie hier, wie Sie diesem Mangel abhelfen.

Die Tücken des Autoformats

In den Auto­Kor­rek­tur-Optio­nen sorgen die beiden Regis­ter »Auto­For­mat während der Eingabe« und »Auto­For­mat« für Irri­ta­tio­nen, weil beide in etwa diesel­ben Einstel­lun­gen enthal­ten. Man mag sie deshalb für gleich­wer­tig und redun­dant halten, doch das sind sie keines­wegs. Im Gegen­teil, sie nicht zu beach­ten, kann zu unlieb­sa­men Über­ra­schun­gen führen, wie vieles bei der Autokorrektur.

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Unglei­che Brüder: Auto­for­mat während der Eingabe und Autoformat
Tuto­rial lesen 

Gut versteckt: Ändern der Fußnotentrennlinie

Nicht leicht zu finden ist eine Ände­rungs­mög­lich­keit für die Trenn­li­nie, mit der Word den Fußno­ten­be­reich vom Text abgrenzt. Diese Forma­tie­rung haben die Entwick­ler aus unbe­kann­ten Grün­den seit jeher da ange­sie­delt, wo sie unbe­fan­gene Nutzer wohl nie finden.

Wech­seln Sie die Ansicht des Dokuments:

1. Ansicht | Entwurf

2. Refe­ren­zen | Noti­zen anzeigen

Die Fußno­ten werden in einem sepa­ra­ten Fens­ter am unte­ren Ende des Text­fens­ters ange­zeigt. Eine Liste gestat­tet Ihnen die Auswahl verschie­de­ner Fußnotentrennlinien.

Sie haben folgende Möglich­kei­ten, eine Fußno­ten­trenn­li­nie zu gestalten:

  • mit Text­zei­chen oder

  • mit der Hori­zon­ta­len Linie aus den Absatz­rah­men oder

  • mit grafi­schen Linien, die Sie zunächst im Text erzeu­gen (Einfü­gen | Formen) und dann per Zwischen­ab­lage als Fußno­ten­trenn­li­nie einfügen.

Formatvorlage ändern

Der »offi­zi­elle« Weg zum Ändern von Format­vor­la­gen führt über die mit G+U+s zu öffnende Format­vor­la­gen-Liste, wo Sie die zu ändernde Format­vor­lage rechts­kli­cken und Ändern aufru­fen. Der Ändern-Dialog ist aller­dings nicht sehr intui­tiv, Sie arbei­ten dort »im Blind­flug« und sehen das Ergeb­nis erst, wenn Sie alle Ände­run­gen vorge­nom­men und Ok geklickt haben.

Eingän­gi­ger ist es, wenn Sie 

  1. einem Text die zu ändernde Format­vor­lage zuweisen, 
  2. alle Ände­run­gen mit den Werk­zeu­gen der Regis­ter­karte Start am Text vornehmen, 
  3. abschlie­ßend die Format­vor­lage in der Liste rechts­kli­cken und 
  4. mit … aktua­li­sie­ren, um der Auswahl zu entspre­chen auf den neuen Stand zu setzen.

Neue Formatvorlage anlegen

Der »offi­zi­elle« Weg zum Anle­gen von Format­vor­la­gen führt über die mit G+U+s zu öffnende Format­vor­la­gen-Liste, wo Sie ganz unten die Funk­tion Neue Format­vor­lage aufru­fen. Der »große« Dialog Neue Format­vor­lage erstel­len ist aller­dings nicht sehr intui­tiv, Sie arbei­ten dort »im Blind­flug« und sehen das Ergeb­nis erst, wenn Sie alle Ände­run­gen vorge­nom­men und Ok geklickt haben.

Eingän­gi­ger ist es, wenn Sie 

  1. einen Text mit den Werk­zeu­gen der Regis­ter­karte Start komplett forma­tie­ren, 
  2. abschlie­ßend in den forma­tier­ten Text rechtsklicken,
  3. in der Mini­sym­bol­leiste Format­vor­la­gen wählen,
  4. im darauf­hin aufklap­pen­den Menü mit Format­vor­lage erstellen
  5. den »klei­nen« Dialog Neue Format­vor­lage erstel­len aufrufen,
  6. wo Sie der neuen Format­vor­lage einen Namen geben und mit Ok bestä­ti­gen.
Der leich­tere Weg zur neuen Formatvorlage

Formatvorlagen verwalten

Formatvorlagen im Menüband

Der Platz im Menü­band ist beschränkt, auch wenn die Darstel­lung der Format­vor­la­gen schon den meis­ten Raum in der Regis­ter­karte Start einnimmt. Wollen Sie dort andere als die vorein­ge­stell­ten Format­vor­la­gen sehen, gehen Sie wie folgt vor:

Rechts­kli­cken Sie die gewünschte Format­vor­lage in der Format­vor­la­gen-Liste und wählen Sie im Kontext­menü Zum Format­vor­la­gen­ka­ta­log hinzu­fü­gen.

Mit »Format­vor­la­gen­ka­ta­log« ist die Gruppe Format­vor­la­gen in der Regis­ter­karte Start gemeint.

Wollen Sie eine Format­vor­lage aus dem Menü­band entfer­nen, rechts­kli­cken Sie diese und wählen im Kontext­menü Aus dem Format­vor­la­gen­ka­ta­log entfer­nen. 

Formatvorlagen in der Formatvorlagenliste

Unschein­bar sind am unte­ren Rand des Aufga­ben­be­reichs Format­vor­la­gen einige wesent­li­che Funk­tio­nen zum Orga­ni­sie­ren der Format­vor­la­gen unter­ge­bracht, die zwar mitein­an­der korre­spon­die­ren, aber selbst schlecht orga­ni­siert sind.

Mit den Optio­nen erhal­ten Sie Zugriff auf die anzu­zei­gen­den Format­vor­la­gen und deren Sortie­rung. Die Details dafür legen Sie aber im Dialog Format­vor­la­gen verwal­ten mit dessen Regis­ter­kar­ten Empfeh­len und Einschrän­ken fest.

Formatvorlagen importieren

Format­vor­la­gen können von belie­bi­gen Word-Dateien in andere kopiert werden.

  1. Wählen Sie im Aufga­ben­be­reich Format­vor­la­gen unten: Format­vor­la­gen verwal­ten | Importieren/​Exportieren,
  2. schlie­ßen Sie die dort ange­bo­tene Datei im rech­ten Fenster,
  3. öffnen Sie im rech­ten Fens­ter die gewünschte Vorlage,
  4. markie­ren Sie die gewünschte(n) Format­vor­la­gen und
  5. über­neh­men Sie sie mit Kopie­ren in das aktu­elle Dokument.

Mit der Funk­tion Format­vor­la­gen verwal­ten | Importieren/​Exportieren lassen sich zwar Format­vor­la­gen zwischen Dateien frei­zü­gig austau­schen, doch leider verhält sich Word dabei manch­mal etwas wider­spens­tig und passt sie nicht komplett an.

Mit Hilfe einer einzi­gen Programm­zeile schaf­fen Sie es, dass gründ­lich reno­viert wird:

  1. Öffnen Sie mit A+? oder in der Regis­ter­karte Entwick­ler­tools mit Visual Basic die VBA-Entwicklungsumgebung.
  2. Ansicht | Direkt­fens­ter
    Im unte­ren Bereich des Editors ist nun das Fens­ter »Direkt­be­reich« zu sehen.
  3. Tragen Sie dort ein
    ActiveDocument.CopyStylesFromTemplate Temp­late:=
    ergänzt um Pfad und Namen der Quell­da­tei, komplett in Anfüh­rungs­zei­chen, also z. B. »F:\Projekt\Vorlagen\Projekt.dotm«.
  4. Been­den Sie die Eingabe mit R.

Word führt diese Anwei­sung aus und passt die Format­vor­la­gen jenen der Vorlage an.

Normal.dotm

Sobald Sie Word star­ten, prüft das Programm, ob im Vorla­gen­ord­ner eine Datei Normal.dotm, Normal.dotx oder Normal.dot exis­tiert. Stan­dard ist Normal.dotm, aber bei deren Fehlen werden die beiden ande­ren akzeptiert.

Fehlt eine solche Datei, ist das kein Problem. Word legt zunächst einen Stan­dard­satz Format­vor­la­gen für das leere neue Doku­ment an. Erst wenn Sie Word wieder schlie­ßen, wird eine neue Normal.dotm anhand der Einstel­lun­gen dieses Doku­ments gespeichert!

Normal.dotm erneuern

Das Löschen dieser Datei kann manch­mal als Rettung herhal­ten, wenn Word »spinnt«.

  1. Schlie­ßen Sie Word.
  2. Suchen Sie mit dem Explo­rer alle Exem­plare der dotm und löschen Sie sie oder benen­nen Sie sie um.
  3. Star­ten Sie Word neu.

Word findet beim Neustart keine Vorla­gen­da­tei und star­tet »neutral«, wie oben beschrieben.

Speicherort der Normal.dotm

Wenn Sie konkret wissen wollen, wo die aktu­ell verwen­dete Normal.dotm gespei­chert ist, hilft Ihnen eine Zeile VBA:

  1. Öffnen Sie mit A+? den VBA-Editor.
  2. Öffnen Sie im VBA-Editor mit S+g den Direktbereich.
  3. Tragen Sie dort ein: ?Application.NormalTemplate.FullName und drücken Sie R.

Der VBA-Editor zeigt den komplet­ten Pfad an.

© Burk­hard Oert­tel aka G.O.Tuhls. Alle Rechte vorbe­hal­ten. Für priva­ten Gebrauch sind alle Infor­ma­tio­nen, Tipps und Codes kostenlos.