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Word Tipps – Übersicht

Hier gibt es Hinweise zu häufig geäu­ßer­ten Proble­men und Arbeits­er­leich­te­run­gen beim Umgang mit Word.

Grund­le­gende Bedie­nungs­hin­weise finden Sie in den Skrip­ten »Word-Grund­la­gen und Glos­sar« und »Word ist keine Schreibmaschine«.

Wich­tig: Die meis­ten Tipps funk­tio­nie­ren nur mit der Desk­top-Version von Word. Word-Online (die Brow­ser-App oder Web-App) und Word-Mobile (für Smart­phones und Tablets) sind im Funk­ti­ons­um­fang stark einge­schränkt; ihnen fehlen zum Teil elemen­tare Word-Funktionen.

Zu den Themenseiten:

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Forma­tie­ren
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Typo­gra­phie
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Über­schrif­ten
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Kopf- und Fußzei­len, Seiten-nummern
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Tabel­len
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Aufzäh­lun­gen und numme­rierte Listen
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Verzeich­nisse
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Word rech­net
Felder und Funktionen
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Wenn Word nicht so recht will

Effektiv mit Word arbeiten

Hier finden Sie aktuelle Informationen über Microsofts neuestes Attentat auf seine Kunden.

Inhalt:     Geschäftliches   |   Nutzbarkeit   |   Etikettenschwindel   |   Absurditäten


Geschäftliches

Am 17. Januar 2025 hat Micro­soft die Welt mit einer in Micro­soft 365 inte­grier­ten KI »beglückt«, die natür­lich auch in Word Hilfe­stel­lung leis­ten soll.

Was davon zu halten ist, darüber strei­ten sich die Geis­ter. Kann eine KI krea­tiv genug sein, um einem Autor das Texten zu erleich­tern oder gar abzu­neh­men? Manchen ist Copi­lot einfach zu aufdring­lich, denn immer wieder blen­det er sein Signet ein, um seine Hilfe anzu­die­nen. Abschal­ten lässt er sich aber auch nicht, jeden­falls nicht wie in der Online-Hilfe beschrieben.

Die Online­hilfe:

Die Reali­tät, in Deutsch und im Original:

Auch die Copi­lot-Schalt­flä­che, die man in der Regis­ter­karte Start neben den Editor gequetscht hat, lässt sich nicht wie in der Hilfe ange­ge­ben per Menü­band anpas­sen entfernen.

Der einzige Weg, den Copi­lo­ten wieder loszu­wer­den, führt über den Wech­sel des Abon­ne­ments, denn es gibt ab sofort je zwei Ausstat­tun­gen der Abos: Micro­soft 365 Copi­lot mit ca. 30 % Preis­auf­schlag oder Micro­soft 365 Clas­sic ohne Copi­lot zum alten Preis.

Abofalle: Bestehende Abon­ne­ments wurden per 17.01.2025 auto­ma­tisch auf Micro­soft 365 Copi­lot umge­stellt und müssen ggf. vom Abon­nen­ten bis zur nächs­ten Fällig­keit auf Clas­sic umge­stellt werden.

Copilot in Word nutzen

Sobald Sie Word mit einem leeren Doku­ment star­ten, ist auch Copi­lot schon zur Stelle; selbst­ver­ständ­lich auch bei einem bereits bestehen­den, wenn Sie es öffnen.

Folgen Sie dieser Auffor­de­rung nicht, sondern schrei­ben drauf­los, verschwin­det die Auffor­de­rung, aber nicht für lange. Immer wenn Sie R betä­ti­gen oder Text markie­ren oder Text einfü­gen, drängt sich der Copi­lot wieder auf, indem sein Icon aufleuchtet.

Klicken Sie das Symbol an, lässt sich im sog. Prompt eine Aufgabe formu­lie­ren, die mehr oder weni­ger sinn­voll erle­digt wird.

Zum Ergeb­nis gibt es eine Abfrage, ob es so in den Text über­nom­men, noch verän­dert oder verwor­fen werden soll.

Inter­es­sant ist die Vari­ante »Mich inspi­rie­ren lassen«. Dazu analy­siert Copi­lot den voran­ge­hen­den Text und schreibt eine Fortsetzung.

Die Schwie­rig­keit besteht u. a. darin, den Copi­lot nicht aufzu­ru­fen, denn das Icon am Rand taucht auch auf, wenn man durch Doppel­klick im linken Rand einen Absatz markie­ren möchte. Sofort nach dem ersten Klick erscheint exakt an der Maus­zei­ger­po­si­tion das Copi­lot-Icon, das der zweite Klick trifft – und zack, ist der Copi­lot-Assi gestar­tet und lässt sich ausschließ­lich durch Klick auf den Schlie­ßer x wieder ausblen­den.

Sowohl die von Copi­lot gene­rier­ten Text­vor­schläge als auch Ihre eige­nen markier­ten Texte können Sie von Copi­lot umfor­mu­lie­ren lassen. Hier liegt einer der weni­gen erkenn­ba­ren Nutzen für die Autorentätigkeit.

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Die Funktionen des Kontextmenüs

Ein Klick auf das Copi­lot-Icon im Margi­nal eröff­net einige durch­aus brauch­bare Werkzeuge.

Prompt schrei­ben blen­det die Auftrags­ein­gabe ein.

Auto­ma­tisch umschrei­ben bzw. Ände­run­gen vorneh­men entspricht dem oben gezeig­ten »Was soll Copi­lot ändern.«

Tabelle visua­li­sie­ren legt eine tabel­la­ri­sche Kurz­fas­sung des markier­ten Inhalts an. machen Sie sich anhand des nach­ste­hen­den Beispiels selbst ein Bild davon. Der kursive Teil des Ausgangs­tex­tes stammt von der Copi­lot-Funk­tion »Mich inspi­rie­ren lassen« mit der Zusatz­vor­gabe »locke­rer Stil«.

Ausgangstext

Top-Aktu­ell: Micro­soft Copi­lot als inte­gra­ler Bestand­teil von Word
Im Januar 2025 hat Micro­soft seine KI »Copi­lot« in Micro­soft 365 inte­griert, die natür­lich auch in Word Hilfe­stel­lung leis­ten soll. Was davon zu halten ist, darüber strei­ten sich die Geis­ter. Kann eine KI krea­tiv genug sein, um einem Autor das Texten zu erleich­tern oder gar abzu­neh­men? In manchen Situa­tio­nen kann Copi­lot hilf­reich sein, aber seine Omni­prä­senz ist nerv­tö­tend, denn immer wieder blen­det er sein Signet ein, um seine Hilfe anzu­die­nen. Abschal­ten lässt er sich nicht, nur durch einen Wech­sel des MS365-Abo-Modells total entfernen.
Da stellt sich doch die Frage, wie viel Einfluss solche Tech­no­lo­gien auf die krea­tive Arbeit eines Autors haben soll­ten. Manche lieben die Bequem­lich­keit und Effi­zi­enz, die der Copi­lot bietet, aber andere sehen darin eine Gefahr für die persön­li­che Note und Authen­ti­zi­tät eines Textes. Abwar­ten und Tee trin­ken – mal sehen, ob KI in der lite­ra­ri­schen Welt als nütz­li­ches Werk­zeug oder als nerv­tö­ten­der Stör­fak­tor enden wird.
Erste Einbli­cke zeigen, dass dieses Hilfs­mit­tel offen­sicht­lich noch nicht ausge­reift ist. Auf oerttel.net können Sie die weitere Entwick­lung verfolgen.

»Tabellarisch visualisiert«

Etikettenschwindel

Fügen Sie Text aus der Zwischen­ab­lage ein, erscheint am Ende der Einfü­ge­po­si­tion eine Copi­lot-Schalt­flä­che, mit deren Pull-Down-Menü sich die Einfü­ge­op­tio­nen und die auch beim Copi­lot-Icon im Margi­nal (das in diesem Fall eben­falls einge­blen­det wird) erschei­nen­den Funktionen.

Also alter Wein in neuen Schläu­chen, den oberen Teil kennt man schon von der Schalt­flä­che Einfü­ge­op­tio­nen. Vorteil ist, dass die Einfü­ge­op­tio­nen nicht erst beim Mouseo­ver text­lich erläu­tert werden.

Absurditäten 

Es ist bekannt, dass KI dazu neigt, fehlende Fakten durch erra­ti­sche Daten, bei Menschen würde man Phan­ta­sie sagen, aufzu­fül­len. Nicht umsonst gibt es dazu deut­li­che Hinweise in den Ergeb­nis­sen. Ein Algo­rith­mus mit »Mut zur Lücke« wäre ziel­füh­ren­der anstatt der alber­nen Warnung.

Zum Fiasko gerät aller­dings ein KI-Ergeb­nis, wenn der Inhalt jenseits jegli­cher Reali­tät ist, wie in diesem Beispiel, das ich von Copi­lot für Word als Ergeb­nis zu »Schreibe eine Rezen­sion zu Tuhls’ Tools« erhielt.

Copi­lot basiert auf ChatGPT, das an dieser Aufgabe ebenso gran­dios schei­tert. Beson­ders hervor­zu­he­ben ist die Unfä­hig­keit, den Geni­tiv zu erkennen. 🤨

Weitere absurde Beispiele finden Sie auf der Seite Ich und die KI.

Tasten­kom­bi­na­tio­nen sind eine feine Sache. Man gewöhnt sich schnell daran, anstelle des Stöberns im Menü­band einfach zwei oder drei Tasten gleich­zei­tig zu drücken. Leider pfuscht Micro­soft gern darin herum.

Die Tasten­kom­bi­na­ti­ons-Ände­run­gen von Anfang 2023 sind ein Deba­kel. Seit Jahr­zehn­ten etablierte Zuord­nun­gen wurden ohne Not (Begrün­dung: Barrie­re­frei­heit?) mit ande­ren Funk­tio­nen belegt. 

Die Zoom-Funk­tio­nen sind entbehr­lich bis auf die 100%-Funktion, die man aber auch auf eine andere, unge­nutzte Kombi hätte legen können. Hinaus- und hinein­zoo­men geht deut­lich einfa­cher mit S+Maus­rad.

Noch unver­ständ­li­cher ist die Ände­rung von S+U+c/​v zu S+A+c/​v bzw. G+c/​v zuguns­ten des Einfü­gens unfor­ma­tier­ten Textes, denn dafür besteht mit W+G+v bereits eine Tasten­kom­bi­na­tion der Power Toys.

Dass die Tasten­kom­bi­na­tio­nen für Trenn­fuge einfü­gen S+- und Geschütz­ter Binde­strich S+U+-ersatz­los entfal­len sind, ist nicht hinnehm­bar.
Dem Gedan­ken­strich (vorher S+± im Nummern­block) hat man nun die Tasten­kom­bi­na­tion U+G+- zuge­wie­sen, aber was ist mit den ande­ren beiden? 

Update:

Nach fast zwei Jahren hat man in Redmond (oder Dublin oder München?) ein Einse­hen gehabt und neue Tasten­kom­bi­na­tio­nen für die entfal­le­nen eingerichtet:

  • Trenn­fuge jetzt G+-
  • geschütz­ter Trenn­strich jetzt A+U+-
  • Halb­ge­viert­strich (Gedan­ken­strich): S+± im Nummern­block wiederhergestellt

Dafür wurde S+U+ò zum Ein- und Ausschal­ten der Steu­er­zei­chen­an­sicht mal eben gecan­celt. (Ersatz bietet S+U+8.)

Und noch eine unver­hoffte Korrek­tur: Micro­soft schaffte es doch tatsäch­lich, die seit Version 2007 auf deut­schen Tasta­tu­ren nicht funk­tio­nie­rende Tasten­kom­bi­na­tion A+U+0 zum Aufruf des Forme­l­edi­tors endlich gang­bar zu machen. Scham­pus, Konfetti, Fanfarenchor!

Mit »Tuhls’ Tuhls« können Sie bequem jede einzelne der neuen Tasten­be­le­gun­gen belie­big rück­gän­gig machen oder beibe­hal­ten (siehe Screen­shots unten rechts) und weitere Tasten­kom­bi­na­tio­nen mit nütz­li­chen Funk­tio­nen bele­gen, die tlw. mit dem Word-Dialog Tasta­tur anpas­sen nicht möglich sind.

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Vielen Nutzern berei­ten die erwei­ter­ten Möglich­kei­ten, die das Suchen und Erset­zen in Word bietet, Probleme. Die zuge­hö­rige Online-Hilfe ist etwas eigen­ar­tig sortiert. Die verlinkte Zusam­men­stel­lung ist über­sicht­li­cher und enthält alle Codes für Platz­hal­ter­su­che (Muster­er­ken­nung).

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Die übli­chen Metho­den zur Text­mar­kie­rung, egal ob mit der Tasta­tur oder der Maus sind wohl allen Word-Nutzern bekannt. Es gibt aber spezi­elle Metho­den, die selten in Hand­bü­chern und Hilf­e­sei­ten erwähnt werden. Zu beiden finden Sie Infor­ma­tio­nen in diesen beiden Anleitungen:

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Der übli­che Schreib­be­reich ist gerin­ger als die Blatt­größe; das Blatt wird nur zum Teil ausge­nutzt, weil ein Text mit Rand gefäl­li­ger aussieht. In der Druck­tech­nik wird dieser Bereich »Satz­spie­gel« genannt. Der Bereich um den Satz­spie­gel herum, das Margi­nal, ist aber nicht tabu. Hier werden expo­nierte Elemente plat­ziert, zu Beispiel Hinweise zum Text, Icons, QR-Codes und ähnliches.

Als Word-Nutzer hat man dazu die Wahl zwischen Posi­ti­ons­rah­men und Text­fel­dern. Beide haben ihre Vor- und Nach­teile, wie im verlink­ten Skript beschrieben.

Immer wieder benö­tigte Texte müssen nicht immer wieder neu geschrie­ben oder per Kopie­ren einge­fügt werden. Bereits bei Wörtern mit mehr als acht Buch­sta­ben – und deren gibt es im Deut­schen, beson­ders in Fach­spra­chen, genü­gend – sehnt man sich beim Schrei­ben nach etwas Bequemlichkeit.

Die Funk­tion Auto­text, arbei­tet ähnlich wie die Auto­kor­rek­tur, korrigiert aber nicht sofort, sondern

  • bietet die Korrek­tur zunächst nach Eingabe der ersten vier Zeichen nur an; erst nach Betä­ti­gung von R lassen Sie sie wirk­sam werden oder schrei­ben einfach weiter oder
  • fügt nach Eingabe der Anfangs­buch­sta­ben und den Baustein ein oder
  • über­nimmt den Baustein mit Einfü­gen | Schnell­bau­steine | Auto­text aus einer Bausteinauswahl.
  • Text­bau­steine können auch grafi­sche Elemente enthalten.

Textbausteine anlegen

Um einen Text als Baustein zu erfas­sen, schrei­ben Sie ihn auf, markie­ren ihn und betä­ti­gen dann A+§ oder Einfü­gen | Schnell­bau­steine | Auto­text | Auswahl im Auto­text-Kata­log spei­chern.

Wich­tig: Wenn Sie nur den Text markiert haben, werden Absatz­for­ma­tie­run­gen nicht erfasst. Wollen Sie den Baustein als forma­tier­ten Absatz erhal­ten, muss die Absatz­marke ¶ in der Markie­rung einge­schlos­sen sein.
Im Dialog bestim­men Sie einen Namen für diesen Text­bau­stein und weitere Eigen­schaft, beson­ders den Speicherort:

  • Normal.dotm spei­chert den Text­bau­stein in der Standard-Dokumentenvorlage.
  • BuldingBlocks.dotx spei­chert den Text­bau­stein unab­hän­gig von einer Dokumentenvorlage.
  • Basiert Ihr aktu­el­les Doku­ment auf einer beson­de­ren Doku­men­ten­vor­lage (.dotx oder .dotm), wird auch diese als Spei­cher­ort ange­bo­ten. Damit stehen die Text­bau­steine jedem Verwen­der der Vorlage zur Verfü­gung, was mit den ersten beiden Spei­cher­va­ri­an­ten nicht möglich ist.

Die Bausteine lassen sich im Dialog Neuen Baustein erstel­len bestimm­ten Kata­lo­gen und Kate­go­rien zuord­nen, damit Sie bei der späte­ren Verwen­dung und Verwal­tung den Über­blick behal­ten. In den Optio­nen lässt sich fest­le­gen, in welcher Form der Baustein in den Text einge­fügt wird.

Tipp: Meist ist es sinn­voll, die Namen der Text­bau­steine zu ändern, um die auto­ma­ti­sche Vorschlags­funk­tion nicht stän­dig bei Wörtern mit glei­chem Anfang zu erhal­ten. Die Buch­sta­ben­folge »tb« davor gesetzt, verhin­dert Kolli­sio­nen mit ande­ren Wörtern.

Textbausteine verwalten

Einfü­gen | Schnell­bau­steine | Orga­ni­zer für Bausteine
Markie­ren Sie den Baustein, der bear­bei­tet werden soll, und klicken Sie auf Eigen­schaf­ten bear­bei­ten, um in einem Dialog wie bei der Neuerstel­lung eines Bausteins dessen Attri­bute zu verändern.

Bausteinkatalog drucken

Sie können Ihre Text­bau­steine als Liste drucken, wenn Sie im Druck­dia­log in der obers­ten Auswahl Auto­text-Einträge wählen.

Leichteren Zugriff auf Textbausteine ermöglichen

Text­bau­steine lassen sie sich in Steu­er­ele­men­ten der Doku­ment­vor­lage abbil­den. Dazu bedarf es folgen­der Vorbereitungen:
  1. Ordnen Sie in Text­bau­steine verwal­ten den für diese Vorlage benö­tig­ten Text­bau­stei­nen eine eigene Kate­go­rie zu und spei­chern Sie sie in der Vorlage.
  2. Legen Sie mit den Entwick­ler­tools an der Stelle, an der ein Text­bau­stein einzu­fü­gen ist, ein Baustein­ka­ta­log-Inhalts­steu­er­ele­ment an, 
  3. dem Sie in den Eigen­schaf­ten die gewünschte Kate­go­rie zuordnen.
  4. Beim Ankli­cken des Steu­er­ele­ments im Ausfüll­mo­dus werden die Text­bau­steine der zuge­ord­ne­ten Kate­go­rie zur Auswahl angeboten.
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Mit Markups bezeich­net Word alle Ände­run­gen, die im Über­ar­bei­tungs­mo­dus vorge­nom­men wurden. Von jeher sind die unter­schied­li­chen Anzei­ge­modi der Markups sehr kryp­tisch. Hier eine Über­sicht, welche Einstel­lung sich wie auf die Anzeige der Ände­run­gen auswirkt.

Markup: alle
Ände­run­gen durch­ge­führt, Inline-Über­ar­bei­tun­gen markiert Sprech­bla­sen sichtbar

Einfa­ches Markup
Ände­run­gen durch­ge­führt, nur Rand­mar­kie­run­gen

Markup: keine
So sähe das Doku­ment aus, wenn Sie alle Ände­run­gen anneh­men.

Origi­nal
Ansicht der ursprüng­li­chen Fassung vor der Überarbeitung

Eine Einstel­lung fehlt seit 2013, ist aber mit Menü­band anpas­sen nach­rüst­bar:
Origi­nal: Markups anzei­gen
Ände­run­gen nicht durch­ge­führt, Inline-Über­ar­bei­tun­gen markiert, Sprech­bla­sen sichtbar

Immer wieder gibt es Anfra­gen, wo denn die in frühe­ren Versio­nen vorhan­dene Scan-Funk­tion direkt aus Office-Anwen­dun­gen heraus geblie­ben sei. 

Es gibt sie nicht mehr. Aber es gibt Ersatz. 

Als AddIn

Günter Born hat die alte Scan-Funk­tion als Makro für Word nach­ge­baut. Link zum Down­load von der Seite borncity

Mit der mobilen Microsoft 365 App (und anderen)

Die Einrich­tung eines neuen Rech­ners ist mit viel Mühen verbun­den, denn alles muss neu instal­liert werden. Um nicht auch noch alle persön­li­chen Einstel­lun­gen, Text­bau­steine, Wörter­bü­cher etc. neu einrich­ten zu müssen, hilft die Liste der Pfade, in denen Office persön­li­che Einstel­lun­gen speichert:

C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\*.qat

C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\(alle Inhalte)

C:\Benutzer\Benutzername\Dokumente\*.exportedUI

C:\Benutzer\Benutzername\Dokumente\Benutzerdefinierte Office-Vorla­gen\…

Kaum jemand kennt die Funk­ti­ons­gruppe »Extras« im Word-Dialog Menü­band anpassen.

Zuge­ge­ben, ich bin auch erst anläss­lich einer Diskus­sion über eine »vermisste« Funk­tion darauf aufmerk­sam geworden.

Da tummeln sich aller­hand eigen­ar­tige Sachen in der Rubrik »Alle Befehle«, die eines gemein­sam haben: Sie sind nicht (mehr) Bestand­teil der per Menü­band aufruf­ba­ren Funktionen.

Für alle, die wissen möch­ten, was es damit auf sich hat, ob und wie man etwas damit anfan­gen kann, habe ich ein Tuto­rial geschrieben.