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Word Tipps

Tabel­len

Um Texte zu struk­tu­rie­ren, sind Tabel­len einer Forma­tie­rung mit Tabsprün­gen zu Tabstopps → vorzuziehen.

Fließtext in Tabelle umwandeln

Struk­tu­rierte Texte lassen sich mit Einfü­gen | Tabelle | Text in Tabelle umwan­deln bequem zu Tabel­len transformieren.

Geeig­net sind markierte Texte, die bestimmte struk­tu­rie­rende Merk­male aufweisen:

  • Die Auto­ma­tik legt zugrunde, dass jeder Absatz­um­bruch im markier­ten Text eine neue Tabel­len­zeile startet.
  • In jedem Absatz muss dieselbe Anzahl an Trenn­zei­chen vorhan­den sein, die als Iden­ti­fi­ka­tor für einen Spal­ten­wech­sel dienen. Welches Zeichen das ist, bestim­men Sie im Dialog Text in Tabelle umwan­deln unter Texte tren­nen bei.
  • Alter­na­tiv können Sie aus mehre­ren Absät­zen eine Tabelle erstel­len, indem Sie im Dialog Text in Tabelle umwan­deln unter Texte tren­nen bei die Option Absätze wählen und oben bei Tabel­len­größe einstel­len, nach wie vielen Absät­zen (Spal­ten) eine neue Tabel­len­zeile ange­legt werden soll.
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Tabelle in Fließtext umwandeln

Den umge­kehr­ten Weg, aus einer Tabelle Fließ­text zu erzeu­gen, gehen Sie mit Tabel­len­lay­out | In Text konver­tie­ren. Hier gibt es eine Auswahl, welche Trenn­zei­chen an den getilg­ten Spal­ten­wech­seln im Fließ­text als struk­tu­rie­rende Elemente einzu­fü­gen sind.

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  1. Ein Über­bleib­sel des Textens per Schreib­ma­schine ist die Text­struk­tu­rie­rung mit mehre­ren Tabsprün­gen oder gar Leer­schrit­ten zu den passen­den Posi­tio­nen, auch als »Hoppel­for­ma­tie­rung« bezeich­net. In zuge­lie­fer­ten Texten lassen sich solche Konstrukte mit Tricks in echte Tabel­len umwandeln.
  2. Konver­tie­ren Sie den Text mit Einfü­gen| Tabelle| Text in Tabelle umwan­deln in eine Tabelle. (Achten Sie auf die korrek­ten Einstel­lun­gen, wie im Video zu sehen, damit jeder Absatz eine Tabel­len­zeile ergibt.)
  3. Akti­vie­ren Sie das Werk­zeug Tabel­len­lay­out | Zeich­nen: Tabelle zeich­nen und zeich­nen Sie eine Trenn­li­nie vor den Text, der mit Leer­zei­chen oder TabSprün­gen »einge­rückt« wurde.
  4. Die über­flüs­si­gen Leer­zei­chen bzw. Tabsprünge verschwin­den. Abbil­dung 18.5 zeigt das Vorge­hen anhand eines mit Leer­zei­chen struk­tu­rier­ten Texts.
  5. Wieder­ho­len Sie Schritt 2 für alle weite­ren Spalten.
  6. Entfer­nen Sie die Tabel­len­rah­men mit Tabel­len­ent­wurf | Rahmen: Rahmen | Kein Rahmen.

Tabellen statt 

Das Video zeigt, wie vorzu­ge­hen ist.

Word forma­tiert Tabel­len stan­dard­mä­ßig so, dass der Tabel­len­rah­men mit dem Satz­spie­gel fluch­tet. Bei einer rahmen­lo­sen Tabelle ist der Text in der Tabelle gegen­über dem Fließ­text um den Rahmen­ab­stand einge­zo­gen. Damit wird der Eindruck eines Text­flus­ses beein­träch­tigt. Am rech­ten Tabel­len­rand fällt das nur beim Block­satz auf.

Abhilfe bieten zwei Workarounds:

  • Setzen Sie in Tabel­len­lay­out | Ausrich­tung: Zellen­be­gren­zun­gen die Werte für Links und Rechts auf 0 oder
  • über­tra­gen Sie den Wert der Zellen­be­gren­zung mit Vorzei­chen Minus in die Einzugs­ein­stel­lun­gen im Absatz-Dialog.

Gitternetzlinien

Gitter­netz­li­nien zeigen im Bear­bei­tungs­mo­dus virtu­ell die Struk­tur der Tabel­len­zel­len an.
Sie können sie mit Tabel­len­lay­out | Gitter­netz­li­nien anzei­gen wahl­weise ein- oder ausblen­den. Diese reinen Orien­tie­rungs­li­nien werden nicht gedruckt.

Tipp: Um die Gitter­netz­li­nien auch ein- und ausschal­ten zu können, wenn sich die Schreib­marke außer­halb einer Tabelle befin­det, behel­fen Sie sich mit diesem klei­nen Makro, dem Sie mit Menü­band anpas­sen eine Schalt­flä­che oder Tasten­kom­bi­na­tion zuwei­sen.

Sub Gitter()
With ActiveDocument.ActiveWindow.View
.Table­Grid­li­nes = Not .Table­Grid­li­nes
End With
End Sub

Zellenrahmen

Zellen­rah­men sind echte Linien, die auch gedruckt werden; sie sind indi­vi­du­ell zu bear­bei­ten mit den Werk­zeu­gen, die Sie in Tabel­len­ent­wurf | Rahmen finden. Sie funk­tio­nie­ren ähnlich wie Absatz­rah­men, nur auf Tabel­len­zel­len bezogen.

Tipp: Beim Einfü­gen einer Tabelle wird diese stan­dard­mä­ßig mit Zellen­rah­men um alle Zellen ange­legt. Wünschen Sie eine Tabelle ohne Rahmen, entfer­nen Sie diese ganz leicht mit G+u.

Um eine Tabel­len­zelle mit einer Hinter­grund­farbe zu hinter­le­gen, haben die Entwick­ler ihr Verwirr­spiel wieder einmal voll ausge­lebt: zum einen durch die Verwen­dung des Begriffs »Schat­tie­rung« für Hinter­le­gung (wieder mal, konse­quent sind sie ja), zum ande­ren aber auch bei der Plat­zie­rung der Werkzeuge.

In der Regis­ter­karte Tabel­len­ent­wurf findet sich zwar eine Schalt­flä­che Schat­tie­rung j, doch die führt nur zur übli­chen Farb­aus­wahl (1). 

Die wahren Hinter­le­gungs­werk­zeuge verste­cken sich im Dialog Rahmen und Schat­tie­rung, den Sie mit dem Dialog-Laun­cher q der Gruppe Rahmen öffnen (2).

Dort benö­ti­gen Sie im Regis­ter Schat­tie­rung (3) die Gruppe Muster. (Füllung hat dieselbe Wirkung wie die Farb­aus­wahl per Schat­tie­rungs-Schalt­flä­che (1)).

Den mit Farbe in der Gruppe Muster gewähl­ten Hinter­le­gun­gen lassen sich mit Lini­en­art (sehr tref­fend) unter­schied­lich grobe Punkt­ras­ter oder Strich­mus­ter zuwei­sen (4).

Mit Über­neh­men für (5) bestim­men Sie, welchen Teilen der Tabelle diese Hinter­le­gung zuge­wie­sen werden soll. 

Word kann rech­nen, auch in Tabel­len, aber von der Nutzung dieser Funk­tio­nen ist drin­gend abzu­ra­ten. Im nach­fol­gen­den Text können Neugie­rige lesen, wie es funk­tio­niert und wie schlecht es funktioniert. 

Erspa­ren Sie sich Ärger und verwen­den Sie einge­bet­tete Excel-Arbeitsblätter.

© Burk­hard Oert­tel aka G.O.Tuhls. Alle Rechte vorbe­hal­ten. Für priva­ten Gebrauch sind alle Infor­ma­tio­nen, Tipps und Codes kostenlos.