Word Tipps
Überschriften
Die Verwendung von Überschriften, zumal nummerierter, wird von Word unterstützt – wenn man das Prinzip dahinter erst mal verstanden hat.
Überschriften – ganz einfach
Überschriften – ganz einfach
Wollen Sie, dass Überschriften automatisch ins Inhaltsverzeichnis übernommen und in die Kopfzeilen einbezogen werden können, sollten Sie zum Vermeiden unliebsamer Überraschungen und auch zur Arbeitserleichterung auf Experimente verzichten und nach diesem Schema vorgehen:
Überschriften-Formatvorlagen verwenden
Word bietet Standard-Überschriften-Formatvorlagen für neun Ebenen an, aber ohne Nummerierung. Daneben gibt es noch die Ebene Titel.
Überschriften-Formatvorlage zuweisen
Setzen Sie die Schreibmarke in eine Überschrift
Weisen Sie ihr die Formatvorlage der gewünschten Überschriften-Ebene zu.
Beim ersten Mal in einer Ebene:
Formatieren Sie Schriftart, ‑größe und ‑auszeichnungen entsprechen Ihren Wünschen oder Vorgaben.
Rechtsklicken Sie in die Formatvorlagen-Schaltfläche und übernehmen Sie diese Formatierung in die Formatvorlage mit Überschrift n aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen.
Verfahren Sie mit allen anderen Überschriften gleichermaßen.
Überschriften-Nummerierung hinzufügen
Setzen Sie die Schreibmarke in eine Überschrift.
Verwenden Sie die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen und klicken Sie in der Auswahl das mit dem Hinweis Überschrift versehene Muster an.
Diese Nummerierung wird unmittelbar allen Überschriften-Formatvorlagen zugewiesen.
Benötigen Sie eine andere Nummerierungsform, wählen Sie aus den vier Standardformen die ähnlichste aus und passen sie an Ihre Bedürfnisse an.
Inhaltsverzeichnis erstellen
Setzen Sie die Schreibmarke an die für das Inhaltsverzeichnis gewünschte Position.
Klicken Sie in der Registerkarte Verweise ganz links auf Inhaltsverzeichnis und in der Liste entweder auf eines der beiden Muster (vollautomatisches Einfügen) oder auf Inhaltsverzeichnis einfügen (Einstellungen manuell änderbar).
Überschriften in der Kopfzeile wiederholen
- Doppelklicken Sie in die Kopfzeile.
- Fügen Sie in die Kopfzeile ein StyleRf-Feld ein, indem Sie in der Registerkarte Kopf- und Fusszeile auf Schnellbausteine und dann auf Feld klicken. Suchen Sie in der Liste StyleRef, klicken Sie es an und wählen Sie rechts daneben die gewünschte Überschriften-Ebene an.
Überschrift mit Nummer in die Kopfzeile übernehmen
Soll auch die Überschriftennummer in der Kopfzeile erscheinen, reicht es nicht aus, im Feld-Dialog die Option Absatznummer einfügen zu aktivieren, denn diese fügt nur die Nummer ein. Sie benötigen also zwei {StyleRef}-Felder, eines für die Nummer und eines für den Text.
Warum Überschriften ausschließlich in den Fließtext gehören
Warum Überschriften ausschließlich in den Fließtext gehören
Es besteht zwar die Möglichkeit, Text in allen möglichen Situationen eine der Überschrift-Formatvorlagen zuzuweisen, doch es empfiehlt sich nicht. Im Mustertext sind drei Überschriften enthalten:
- im Fließtext,
- in einem Textfeld und
- in einer Tabelle.
Zwar übernimmt das Inhaltsverzeichnis alle als Überschriften formatierten Texte (1), doch schon beim Anlegen von Querverweisen (2) fehlt die Überschrift aus dem Textfeld. Die Querverweisfunktion findet keine Referenzen in Textfeldern, aber immerhin in Tabellen.
Der Navigationsbereich dagegen erkennt nur Überschriften, die im Fließtext stehen (3). Das mag auf den ersten Blick nicht so tragisch sein, aber wenn Sie bedenken, dass beim PDF-Export ausschließlich die im Navigationsbereich angezeigten Tags als verlinkte Lesezeichen übernommen werden, ist diese Funktionslücke schon bedeutsam.
Handgemachten Überschriften ganz einfach Formatvorlagen zuweisen
Handgemachten Überschriften ganz einfach Formatvorlagen zuweisen
Manchmal hat man in einem Text bereits Überschriften von Hand rein optisch formatiert oder bekommt einen so gestalteten Text zur Weiterbearbeitung. Um die Assistenzfunktionen von Word zu nutzen, ist es nötig, diese Überschriften mit Formatvorlagen zu versehen. Dies lässt sich mit wenigen Klicks für das ganze Dokument realisieren.
- Erstellen Sie anhand einer der handformatierten Überschriften eine Formatvorlage, indem Sie diese markieren, die dazu gewünschte Formatvorlage rechtsklicken und Überschrift # aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen anklicken.
- Setzen Sie die Schreibmarke in eine andere, so formatierte Überschrift.
- Start | Bearbeiten: Markieren | Text mit ähnlicher Formatierung markieren
Word sucht alle dieser Überschrift entsprechend formatierten Absätze und markiert sie.
4. Weisen Sie der Markierung die neu erstellte Formatvorlage zu.
Vorsicht: Wenn Sie andere Textteile genauso formatiert haben wie Ihre Überschriften, rechnet Word sie bei dieser Suche ebenfalls den Überschriften zu.
Manchmal hat man in einem Text bereits Überschriften von Hand rein optisch formatiert oder bekommt einen so gestalteten Text zur Weiterbearbeitung. Um die Assistenzfunktionen von Word zu nutzen, ist es nötig, diese Überschriften mit Formatvorlagen zu versehen. Dies lässt sich mit wenigen Klicks für das ganze Dokument realisieren.
- Erstellen Sie anhand einer der handformatierten Überschriften eine Formatvorlage, indem Sie diese markieren, die dazu gewünschte Formatvorlage rechtsklicken und Überschrift # aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen anklicken.
- Setzen Sie die Schreibmarke in eine andere, so formatierte Überschrift.
- Start | Bearbeiten: Markieren | Text mit ähnlicher Formatierung markieren
Word sucht alle dieser Überschrift entsprechend formatierten Absätze und markiert sie.
4. Weisen Sie der Markierung die neu erstellte Formatvorlage zu.
Vorsicht: Wenn Sie andere Textteile genauso formatiert haben wie Ihre Überschriften, rechnet Word sie bei dieser Suche ebenfalls den Überschriften zu.
Gegliederte Nummerierung für Überschriften selbst definieren
Gegliederte Nummerierung für Überschriften selbst definieren
Die Standard-Nummerierungen für Überschriften reichen oft nicht aus, um spezielle Vorgaben zu erfüllen. Aber es ist ganz einfach, sich eigene hierarchische Überschriftsnummerierungsformate anzufertigen.
Der Schlüssel liegt im Dialog »Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren«.
Da der Standard-Funktionsumfang des Dialogs für den gewünschten Zweck nicht ausreicht, komplettieren Sie ihn mit einem Klick auf die Schaltfläche »Erweitern«.
Damit haben Sie alle Werkzeuge für eine eigene Überschriften-Nummerierung im Zugriff (Bild oben). Für jede Gliederungsebene können Sie nun ein eigenes, von der jeweils übergeordneten Ebene abhängige Überschriften-Nummerierungsformat definieren.
Zuerst ist anzugeben, welche Gliederungsebene bearbeitet werden soll. Neben der Liste der Gliederungsebenen sehen Sie eine Musterdarstellung der aktuellen Gliederung, die an jede Veränderung in diesem Dialog angepasst wird.
Sodann klappen Sie die Liste Zahlenformatvorlage auf und wählen daraus die gewünschte Zählweise.
Wichtig: Die Zahlenformate enthalten noch keine Trennzeichen wie Punkt, Klammer, Binde- oder Schrägstrich. Die tragen Sie im Feld Formatierung für Zahl eingeben manuell ein.
Vorsicht: Überschreiben Sie nicht das grau gekennzeichnete Feld!
Nun muss noch diese Nummerierung der passenden Überschrift-Formatvorlage zugeordnet werden, die Sie aus der Liste Verbinden mit Formatvorlage wählen.
Standardmäßig ist das Häkchen bei Liste neu beginnen nach gesetzt und die übergeordnete Ebene, die beim Hochzählen einen Neustart der Zählung veranlasst, ist eingetragen. Deshalb müssen Sie hier in der Regel nichts veranlassen.
Diese vier Schritte wiederholen Sie für jede Ebene und bestätigen dann mit einem Klick auf Ok Ihre neue Nummerierungsdefinition.