Verzeichnisse besitzen eigene Formatvorlagen, sind also von der Formatierung der bezogenen Referenzen unabhängig. Für jede Art von Verzeichnis gibt es eigene Formatvorlagen.
Die Formatvorlagen heißen
Index und Verzeichnis gibt es neunfach für die verschiedenen Ebenen von Einträgen.
Leider sind die Grundeinstellungen dieser Formatvorlagen schlecht eingerichtet, was zu Umbruch- und Einzugsfehlern in den Verzeichnissen führt.
Wenn Sie die Formatierung eines Eintrags im Verzeichnis ändern, passen sich zwar alle Einträge derselben Ebene dieser Formatierung an, jedoch werden die manuellen Änderungen bei der nächsten Aktualisierung zurückgesetzt.
Abhilfe schaffen Sie, indem Sie die Verzeichnis-Formatvorlage an Ihre Änderungen anpassen:
Wenn die Position eines Tabstopps zu kurz gewählt ist, reicht der Platz oft nicht aus für mehrstellige Nummerierungen. Sind gar keine Tabstopps oder Einzüge vorhanden wie in der Abbildung, springt der Eintrag nach der Nummer auf den nächsten Standard-Tabstopp, der bei mehrstelliger Nummerierung ein anderer sein kann als bei einer kürzeren Nummer.
Korrigieren Sie die Tabstopppositionen bzw. ersetzen Sie sie durch Einzüge.
Die Verzeichnisformatvorlagen sind für lange Einträge nicht eingerichtet. Der linke Einzug ist ein Tabstopp, weshalb der umbrochene Eintrag an der Nullposition fortgeführt wird.
Der rechte Tabstopp für die Seitennummer ist an der Position des rechten Rands. Deshalb ragt der Text bei ungünstiger Konstellation bis in die »Nummernspalte«.
Lösung für den Einzug links
1. Löschen Sie den Tabstopp.
2. Richten Sie im Absatz-Dialog oder durch Ziehen der unteren Einzugsmarke mit der Maus einen passenden Einzug ein.
Lösung für den Einzug rechts
In den neueren Versionen und Word 365 lässt sich der rechte Tabstopp nicht mehr mit der Maus über den rechten Einzug hinausziehen. Sie brauchen den Tabstopps-Dialog (Start | Absatzmenü | Tabstopps), in dem Sie für den rechten Tabstopp einen Wert eintragen, der rechts vom rechten Einzug liegt.
Vorsicht: Dieser Tabstopp darf nicht mehr mit dem Mauszeiger berührt werden, denn dann springt er auf die Position des rechten Einzugs.
Bildunterschriften werden auch dafür genutzt, im Anschluss an die Beschreibung urheberrechtliche Hinweise zur Bildherkunft anzubringen. Im Abbildungsverzeichnis stören diese jedoch. Da das Abbildungsverzeichnis auf die Formatvorlage Beschriftung zugreift, brauchen Sie lediglich dem Quellenhinweis eine andere Absatz-Formatvorlage zuzuweisen. Um dennoch Bildunterschrift und Quellenhinweis in einer Zeile unter dem Bild zu halten, wenden Sie folgenden Trick an:
Zunächst benötigen Sie eine weitere Formatvorlage, deren Erscheinungsbild mit Beschriftung identisch ist.
Diese Formatvorlage können Sie nun jederzeit zum Abtrennen der Quellenhinweise einsetzen:
Die Absätze werden vereint; bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige ¶ erkennen Sie eine punktiert gerahmte (= versteckte) Absatzmarke zwischen Bildunterschrift und Quellenhinweis. Ins Abbildungsverzeichnis wird nur der vordere, mit Beschriftung formatierte Teil aufgenommen.
Wichtig: Das Formatvorlagen-Trennzeichen funktioniert nur mit Beschriftungen von Objekten, die ohne Textfluss, als »Mit Text in Zeile« im Textfluss stehen. Bei umflossenen Bildern wird die Beschriftung als Textfeld eingefügt.
Die Vorgaben für Zitierweisen sind endlos, dabei sollten die Prüfungskommissionen weniger auf die Form als auf die Vollständigkeit und inhaltliche Korrektheit der Zitate achten.
Leider ist dieses Feature problembehaftet, weil Microsoft zwar unterschiedliche Formatierungen der Quellenangaben mitliefert, aber ausgerechnet für die hierzulande nach DIN ISO 690:2013–10 übliche Zitierform zwei nicht mehr aktuelle Fassungen anbietet. (Die früher als Zitatstandard in Deutschland gültige DIN 1505–2 wurde 2013 durch DIN ISO 690:2013–10 ersetzt.)
Wenn Sie besondere Ansprüche an die Zitate wünschen oder zu erfüllen haben, erscheint es sinnvoller, die Spezialprogramme Zotero und Citavi einzusetzen, für die viele Hochschulen eine Sammellizenz besitzen.
Nachstehend einige häufig nachgefragte Techniken zur Anpassung:
Die dafür »zuständige« Word-Funktion ist nicht sehr anpassungsfreudig, ohne XML-Kenntnisse ist man aufgeschmissen. Microsoft hat zur Anpassung der XML-Dateien eine Anleitung veröffentlicht.
Die Anweisungen für die Gestaltung von Quellenangaben speichert Word als XSL-Dateien in
## steht für die Office-Versionsnummer.
AppData ist ein versteckter Ordner. Blenden Sie ggf. in den Ordneroptionen des Explorers »Ausgeblendete Elemente« ein.
Vorbereitungen
XSL-Datei zum Öffnen vorbereiten
Suchen Sie jene XSL-Datei, die Sie als Formatierung für Ihre Quellenhinweise und ‑verzeichnisse ausgewählt haben, und kopieren sie in einen beliebigen anderen Ordner, um im Falle eines Fehlers das Original zurückholen zu können.
Wichtig: Öffnen Sie die Datei nicht mit einem Doppelklick, sondern mit Rechtsklick | Öffnen mit | Wordpad oder Editor.
Style-Namen ändern
Um der modifizierten Datei einen neuen Style-Namen zu geben, suchen Sie diese Zeilen
<xsl:when test="b:StyleName">
<xsl:text>ISO690NED</xsl:text>
</xsl:when>
und ersetzen dort den oben unterstrichenen Text durch:
<xsl:when test="b:StyleName">
<xsl:text>ISO690-Modified</xsl:text>
</xsl:when>
XSL-Datei speichern
Die geänderte Datei abzuspeichern, geht leider nur auf Umwegen, weil sich die originale XSL-Datei nicht ohne Weiteres überschreiben lässt.
Zwei immer wieder nachgefragte Beispiele
Word setzt die Zitate in runde Klammern. Das ist erstens nicht sonderlich auffällig, zweitens wird als Vorgabe häufig ein Zitieren in eckigen Klammern erwartet.
Sie gelangen zu der Stelle im Code, an der die öffnenden Klammern für die Zitate definiert sind. Hier ersetzen Sie die Zeile
<xsl:value-of select="/*/b:Locals/b:Local[@LCID=$_LCID]/b:General/b:OpenBracket"/>
durch
<xsl:text>[</xsl:text>
Dasselbe wiederholen Sie einen Abschnitt weiter bei CloseBracket, nur dass Sie dort die schließende Klammer mit <xsl:text>]</xsl:text> vorgeben müssen.
Löschen Sie die Zeilen
<xsl:call-template name="templ_prop_AuthorsSeparator"/>
<xsl:call-template name="templ_str_AndOthersUnCap"/>