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Word Tipps

Verzeich­nisse

Verzeich­nisse besit­zen eigene Format­vor­la­gen, sind also von der Forma­tie­rung der bezo­ge­nen Refe­ren­zen unab­hän­gig. Für jede Art von Verzeich­nis gibt es eigene Format­vor­la­gen.
Die Format­vor­la­gen heißen

  • Abbil­dungs­ver­zeich­nis,
  • Index 1 … 9,
  • Lite­ra­tur­ver­zeich­nis,
  • Rechts­grund­la­gen­ver­zeich­nis und
  • Verzeich­nis 1 … 9 für das Inhaltsverzeichnis.

Index und Verzeich­nis gibt es neun­fach für die verschie­de­nen Ebenen von Einträgen.

Leider sind die Grund­ein­stel­lun­gen dieser Format­vor­la­gen schlecht einge­rich­tet, was zu Umbruch- und Einzugs­feh­lern in den Verzeich­nis­sen führt.

Wenn Sie die Forma­tie­rung eines Eintrags im Verzeich­nis ändern, passen sich zwar alle Einträge dersel­ben Ebene dieser Forma­tie­rung an, jedoch werden die manu­el­len Ände­run­gen bei der nächs­ten Aktua­li­sie­rung zurückgesetzt.

Abhilfe schaf­fen Sie, indem Sie die Verzeich­nis-Format­vor­lage an Ihre Ände­run­gen anpassen:

  1. Setzen Sie die Schreib­marke in einen umfor­ma­tier­ten Verzeichniseintrag.
  2. ggf. G+U+s, falls die aktu­elle Format­vor­lage nicht im Menü­band ange­zeigt wird
  3. Rechts­kli­cken Sie die zuge­hö­rige Verzeichnis-Formatvorlage.
  4. Über­schrift n aktua­li­sie­ren, um der Auswahl zu entsprechen

Der Abstand zwischen Nummer und Überschrift ist unterschiedlich.

Wenn die Posi­tion eines Tabstopps zu kurz gewählt ist, reicht der Platz oft nicht aus für mehr­stel­lige Numme­rie­run­gen. Sind gar keine Tabstopps oder Einzüge vorhan­den wie in der Abbil­dung, springt der Eintrag nach der Nummer auf den nächs­ten Stan­dard-Tabstopp, der bei mehr­stel­li­ger Numme­rie­rung ein ande­rer sein kann als bei einer kürze­ren Nummer.
Korri­gie­ren Sie die Tabstopp­po­si­tio­nen bzw. erset­zen Sie sie durch Einzüge.

Einzug mit dem Lineal korrigieren

Längere Verzeichniseinträge werden erst auf Höhe der Seitennummer und ohne Einzug zum linken Rand hin umbrochen.

Die Verzeich­nis­for­mat­vor­la­gen sind für lange Einträge nicht einge­rich­tet. Der linke Einzug ist ein Tabstopp, weshalb der umbro­chene Eintrag an der Null­po­si­tion fort­ge­führt wird.
Der rechte Tabstopp für die Seiten­num­mer ist an der Posi­tion des rech­ten Rands. Deshalb ragt der Text bei ungüns­ti­ger Konstel­la­tion bis in die »Nummern­spalte«.

Lösung für den Einzug links

1. Löschen Sie den Tabstopp.
2. Rich­ten Sie im Absatz-Dialog oder durch Ziehen der unte­ren Einzugs­marke mit der Maus einen passen­den Einzug ein.

Lösung für den Einzug rechts

In den neue­ren Versio­nen und Word 365 lässt sich der rechte Tabstopp nicht mehr mit der Maus über den rech­ten Einzug hinaus­zie­hen. Sie brau­chen den Tabstopps-Dialog (Start | Absatz­menü | Tabstopps), in dem Sie für den rech­ten Tabstopp einen Wert eintra­gen, der rechts vom rech­ten Einzug liegt.
Vorsicht: Dieser Tabstopp darf nicht mehr mit dem Maus­zei­ger berührt werden, denn dann springt er auf die Posi­tion des rech­ten Einzugs.

Hängende Einzüge für Verzeichnisse

Bild­un­ter­schrif­ten werden auch dafür genutzt, im Anschluss an die Beschrei­bung urhe­ber­recht­li­che Hinweise zur Bild­her­kunft anzu­brin­gen. Im Abbil­dungs­ver­zeich­nis stören diese jedoch. Da das Abbil­dungs­ver­zeich­nis auf die Format­vor­lage Beschrif­tung zugreift, brau­chen Sie ledig­lich dem Quel­len­hin­weis eine andere Absatz-Format­vor­lage zuzu­wei­sen. Um dennoch Bild­un­ter­schrift und Quel­len­hin­weis in einer Zeile unter dem Bild zu halten, wenden Sie folgen­den Trick an:

Zunächst benö­ti­gen Sie eine weitere Format­vor­lage, deren Erschei­nungs­bild mit Beschrif­tung iden­tisch ist.

  1. Öffnen Sie mit G+U+s die Liste der Formatvorlagen.
  2. Neue Format­vor­lage (ganz unten links)
  3. Wählen Sie in Format­vor­lage basiert auf die Format­vor­lage »Beschrif­tung«.
  4. Geben Sie der neuen Format­vor­lage einen passen­den Namen, z. B. »Beschrif­tung ohne Eintrag«.
  5. Ok

Diese Format­vor­lage können Sie nun jeder­zeit zum Abtren­nen der Quel­len­hin­weise einsetzen:

  1. Setzen Sie die Schreib­marke an den Beginn des Quel­len­hin­wei­ses und betä­ti­gen Sie die R-Taste.
  2. Forma­tie­ren Sie den Quel­len­hin­weis mit der Format­vor­lage »Beschrif­tung ohne Eintrag«.
  3. Setzen Sie die Schreib­marke in den Absatz davor (die tatsäch­li­che Bild­un­ter­schrift) und betä­ti­gen Sie G+R, um die beiden Absätze zu verei­nen und dazwi­schen das Format­vor­la­gen-Trenn­zei­chen zu setzen.

Die Absätze werden vereint; bei einge­schal­te­ter Steu­er­zei­chen­an­zeige ¶ erken­nen Sie eine punk­tiert gerahmte (= versteckte) Absatz­marke zwischen Bild­un­ter­schrift und Quel­len­hin­weis. Ins Abbil­dungs­ver­zeich­nis wird nur der vordere, mit Beschrif­tung forma­tierte Teil aufgenommen.

Wich­tig: Das Format­vor­la­gen-Trenn­zei­chen funk­tio­niert nur mit Beschrif­tun­gen von Objek­ten, die ohne Text­fluss, als »Mit Text in Zeile« im Text­fluss stehen. Bei umflos­se­nen Bildern wird die Beschrif­tung als Text­feld eingefügt.

Die Vorga­ben für Zitier­wei­sen sind endlos, dabei soll­ten die Prüfungs­kom­mis­sio­nen weni­ger auf die Form als auf die Voll­stän­dig­keit und inhalt­li­che Korrekt­heit der Zitate achten.

Leider ist dieses Feature problem­be­haf­tet, weil Micro­soft zwar unter­schied­li­che Forma­tie­run­gen der Quel­len­an­ga­ben mitlie­fert, aber ausge­rech­net für die hier­zu­lande nach DIN ISO 690:2013–10 übli­che Zitier­form zwei nicht mehr aktu­elle Fassun­gen anbie­tet. (Die früher als Zitat­stan­dard in Deutsch­land gültige DIN 1505–2 wurde 2013 durch DIN ISO 690:2013–10 ersetzt.)

Wenn Sie beson­dere Ansprü­che an die Zitate wünschen oder zu erfül­len haben, erscheint es sinn­vol­ler, die Spezi­al­pro­gramme Zotero und Citavi einzu­set­zen, für die viele Hoch­schu­len eine Sammel­li­zenz besitzen.

Nach­ste­hend einige häufig nach­ge­fragte Tech­ni­ken zur Anpassung: 

Die dafür »zustän­dige« Word-Funk­tion ist nicht sehr anpas­sungs­freu­dig, ohne XML-Kennt­nisse ist man aufge­schmis­sen. Micro­soft hat zur Anpas­sung der XML-Dateien eine Anlei­tung veröffentlicht.

Zitate anpassen

Die Anweisungen für die Gestaltung von Quellenangaben speichert Word als XSL-Dateien in

  • C:\Programme\Microsoft Office\Office##\Bibliography\Style oder
  • C:\Programme(x86)\Microsoft Office\Office##\Bibliography\Style oder
  • C:\Users\[IhrNutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography\Style

## steht für die Office-Versionsnummer.
AppData ist ein versteckter Ordner. Blenden Sie ggf. in den Ordneroptionen des Explorers »Ausgeblendete Elemente« ein.

Vorbereitungen

XSL-Datei zum Öffnen vorbereiten

Suchen Sie jene XSL-Datei, die Sie als Formatierung für Ihre Quellenhinweise und ‑verzeichnisse ausgewählt haben, und kopieren sie in einen beliebigen anderen Ordner, um im Falle eines Fehlers das Original zurückholen zu können.

Wichtig: Öffnen Sie die Datei nicht mit einem Doppelklick, sondern mit Rechtsklick | Öffnen mit | Wordpad oder Editor.

Style-Namen ändern

Um der modifizierten Datei einen neuen Style-Namen zu geben, suchen Sie diese Zeilen

<xsl:when test="b:StyleName">
<xsl:text>ISO690NED</xsl:text>
</xsl:when>

und ersetzen dort den oben unterstrichenen Text durch:

<xsl:when test="b:StyleName">
<xsl:text>ISO690-Modified</xsl:text>
</xsl:when>

XSL-Datei speichern

Die geänderte Datei abzuspeichern, geht leider nur auf Umwegen, weil sich die originale XSL-Datei nicht ohne Weiteres überschreiben lässt.

  1. Speichern Sie die geänderte Datei in den Ordner Styles unter anderem Namen.
  2. Löschen Sie die originale Datei; bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
  3. Benennen Sie die zwischengespeicherte Datei mit dem Namen der Originaldatei; bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

 

Zwei immer wieder nachgefragte Beispiele

Runde Klammern durch eckige ersetzen

Word setzt die Zitate in runde Klammern. Das ist erstens nicht sonderlich auffällig, zweitens wird als Vorgabe häufig ein Zitieren in eckigen Klammern erwartet.

  1. Öffnen Sie die XSL-Datei wie oben beschrieben.
  2. Mit S+f rufen Sie die Suche auf und tragen OpenBracket ein.
  3. Weitersuchen

Sie gelangen zu der Stelle im Code, an der die öffnenden Klammern für die Zitate definiert sind. Hier ersetzen Sie die Zeile

<xsl:value-of select="/*/b:Locals/b:Local[@LCID=$_LCID]/b:General/b:OpenBracket"/>

durch

<xsl:text>[</xsl:text>

Dasselbe wiederholen Sie einen Abschnitt weiter bei CloseBracket, nur dass Sie dort die schließende Klammer mit <xsl:text>]</xsl:text> vorgeben müssen.

»et al.« vermeiden

Löschen Sie die Zeilen

<xsl:call-template name="templ_prop_AuthorsSeparator"/>
<xsl:call-template name="templ_str_AndOthersUnCap"/>