Präsentieren (PowerPoint)
PowerPoint – viel gehasst von Leuten, die keine Ahnung von guten Vorträgen haben.
PowerPoint ist lediglich ein Werkzeug zum Präsentieren; es ersetzt keine gute Präsentation.
Leider wurde meine Buchreihe zu PowerPoint eingestellt, einige Exemplare bis zur Version 2013 sind noch antiquarisch erhältlich.
Die wichtigsten Grundlagen zum Präsentieren und zu PowerPoint finden Sie hier auf dieser Seite, alles zum kostenlosen Download.
Einzelthemen fürs Präsentieren
PowerPoint ist das einzige Office-Programm, das sich auch autodidaktisch erschließt.
Präsentation steuern
Die sehr vielfältigen Steuermechanismen sind in dieser Tabelle zusammengestellt.
Metamorphose einer Folie
Wie aus einer schlichten, langweiligen Folie ein Blickfang wird, erläutert diese Präsentation. (Durch Klick auf das Bild laden Sie die Präsentation herunter.)
Gekonnt visualisieren
Ein Buch über Modellbahn-Elektronik sollte neu aufgelegt werden, aber nicht im ingenieursmäßigen Stil wie die vorherigen Auflagen, sondern, so der Wunsch des Herausgebers:
»Im Gegensatz zu unserer früheren Ausgabe des Themas wünschen wir uns für das neue Buch eine zeitgemäße ansprechende Bebilderung mit Fotos und Zeichnungen.«
Die neue Grafik ist zudem Teil eines PowerPoint-Tutorials mit Erläuterungen zur Zeichentechnik und einem animierten Ablauf der Lade-/Entladephasen.
Mit freundlichen Grüßen an alle Physiklehrer: Bedienen Sie sich!
Morphen
Der Folienübergang MORPHEN erleichtert einige Animationen in PowerPoint.
»Morphen« bedeutet, dass Veränderungen von Folienobjekten (Position, Größe, Farbe, Drehung, Effekte) beim Übergang von einer Folie zur nächsten automatisch berechnet und wie eine Animation abgespielt werden. Damit werden diverse kombinierte Animationen entbehrlich.
Morphen ersetzt einen großen Teil der Betonungseffekte und die geradlinigen Animationspfade.
Einige Effekte wie Vergrößern werden durch Morphen qualitativ verbessert, andere wie Rotieren unterliegen Beschränkungen (z. B. keine Wiederholung).
Andererseits funktioniert das Morphen auch rückwärts: Wenn Sie zur vorherigen Folie zurückkehren, zeigt PowerPoint die Umformung rückläufig.
Mit Sprüngen per Folienauswahl im Referentenmodus versagt das Morphen; bei Eingabe der Foliennummer, gefolgt von [Enter]dagegen funktioniert es, sofern korrespondierende Objekte auf der Zielfolie existieren..
Präsentationen mit Morpheffekten sind nicht beliebig portierbar!
Morph-Übergänge werden nur auf Rechnern mit neueren PowerPoint-Versionen korrekt wiedergegeben. Der Video-Export ersetzt Morphen durch einen Verblassen-Übergang.
Wie wende ich Morphen an?
1. Bauen Sie die Ausgangsfolie komplett auf.
2. Duplizieren Sie diese Folie mit [Strg]+[Shift]+[D].
3. Arbeiten in die Kopie die gewünschten Änderungen ein.
4. Weisen Sie der Kopie den Übergang Morphen zu.
Die Morph-Optionen
Es gibt drei Effektoptionen, von denen sich eine auf Objekte (Formen, Bilder) bezieht, die beiden weiteren auf Texte.
Objekte morphen
Lage, Lagewinkel, Größe, Formatierungen werden fließend in die neue Folie überführt, ebenso Veränderungen mit gelben Rauten (mit Ein-schränkungen), Bilder skalieren und bewegen.
Nicht möglich: Textänderungen in Formen, Veränderungen über Form ändern und Punkte bearbeiten. Längenänderungen an Pfeilen (egal ob Linien- oder Blockpfeile) sind zwar möglich, aber optisch nicht überzeugend.
Workaround: Fügen Sie Bilder als Flächenfüllung in Rechtecke ein und tauschen Sie in der zweiten Folie die Füllung aus. Das ist dann aber auch nichts anderes als der Verblassen-Effekt, solange die Form in Position bleibt. Dieser Workaround ist also nur sinnvoll, wenn das sich ändernde Bild zugleich verlagert wird.
Text morphen
Die beiden weiteren Einstellungen beziehen sich nur auf Text in Platzhaltern und Textfeldern, nicht in Formen! Enthalten Formen Text, der sich auf der folgende Folie ändert, ist auch das Objekt-Morphen nicht mehr möglich.
Option Wörter
Werden Wörter umgestellt, bewegen sie sich beim Morphen an die neuen Positionen.
Werden Wörter hinzugefügt, erscheinen sie am neuen Standort. Sofern dabei bereits vorhandene Wörter Platz machen müssen, erscheinen die neuen Wörter, nachdem sich die originalen Wörter an ihre neue Position bewegt haben.
Werden Wörter entfernt, verschwinden sie; bereits vorhandene Wörter rücken auf.
Option Zeichen
Wendet die Regeln der Einstellung Wörter auf Einzelbuchstaben an.
Die Auswahl, woher die Wörter oder Zeichen für die neuen Positionen genommen werden, ist dem Programm überlassen. PowerPoint geht dabei effizient und nicht logisch vor, nimmt sie von der nächstgelegenen Position oder gern auch mal aus einem anderen Platzhalter oder Textfeld. Die Logik der Textstruktur bleibt völlig unberücksichtigt.
Hyperlink vs. Aktion
Sie machen ein beliebiges Folienelement mittels Einfügen | Hyperlink oder Aktion zur Schaltfläche.
Die Unterschiede zwischen Hyperlink und Aktion sind marginal, aber in einigen Punkten spezifisch.
Sie können Aktionen und Hyperlinks Texten oder Formen zuweisen.
Weisen Sie einem Text eine Aktion zu, wird er als Hyperlink umgefärbt und unterstrichen. Die Farbänderung können Sie vermeiden, indem Sie nicht dem Text, sondern dem Textfeld die Aktion zuweisen. Die Unterstreichung allerdings bleibt erhalten.
In den Aktionseinstellungen haben Sie die Wahl zwischen zwei Registern: Die Aktion Mausklick benötigt einen Mausklick auf das so ausgestaltete Objekt, während bei Mouseover schon das bloße Berühren des Objektes mit dem darüberfahrenden Mauszeiger ausreicht, um die Aktion zu starten.
Wichtig: Beim Mouseover muss sich der Mauszeiger in das Objekt hinein bewegen, um die eingestellte Aktion auszuführen. Ein die Folie füllendes Objekt ist also für diesen Zweck ungeeignet.
In der aktuellen Präsentation navigieren
Egal ob Sie einen Hyperlink anlegen oder eine Aktion, PowerPoint navigiert mit Hyperlinks. Dennoch sind die Aktionseinstellungen eher zu empfehlen, weil damit alle Ziele außer dem Einfügen einer E‑Mail-Adresse zu erreichen sind, während die direkte Hyperlink-Einrichtung einiger Funktionen mehr entbehrt.
Ein direkt über Hyperlink eingerichtetes Ziel »Nächste Folie« unterscheidet sich vom gleichnamigen Ziel einer Aktion, sofern diese nächste Folie ausgeblendet ist!
- Das Hyperlink-Ziel ist die ausgeblendete Folie,
- das Aktionsziel ist die nächstfolgende nicht ausgeblendete Folie.
Dies ist der einzige Unterschied bei den internen Navigationszielen zwischen beiden Methoden.
Rückkehr zur Folie, aus der verzweigt wurde
Um von einem Ausflug zu einer anderen Folie schnell und einfach auf die ursprüngliche Folie zurückzukehren, sollten Sie auf solchen Sonderfolien eine Interaktive Schaltfläche »Zuletzt angesehene Folie« einbauen. In einer solchen Schaltfläche wird beim Öffnen der Folie die Adresse der zuletzt geöffneten Folie gespeichert.
Haben Sie keine solche Schaltfläche eingerichtet, findet sich im Kontextmenü des Präsentationsmodus ein dazu passender Befehl Zuletzt angesehen.
Externe Dokumente aufrufen
Wählen Sie bei den Hyperlink-Einstellungen »Datei oder Webseite«, bei den Aktionseinstellungen »Andere Datei«.
Klicken Sie während der Präsentation eine Schaltfläche mit Hyperlink zu einer Datei an, wird diese mit der im Explorer zugewiesenen Anwendung geöffnet.
Externes Dokument aufrufen und bestimmte Textposition ansteuern
Binden Sie das Dokument mit der Option »URL« ein und ergänzen Sie den Eintrag um das Zeichen #, gefolgt von einem zu suchenden Text. Das öffnende Programm springt dann zur ersten Textposition mit diesem Text. Bestes Beispiel dafür ist ein Gesetz, in dem ein bestimmter Paragraf aufgerufen werden soll. Der Aufruf dafür lautet z. B.
»https://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/bgb/gesamt.pdf #§ 911«.
Wollen Sie eine Datei mit einer anderen als der Standardanwendung öffnen, ist etwas mehr Aufwand erforderlich.
Objekte aufrufen
Eine andere Möglichkeit, verlaufsabhängig zusätzliche Informationen einzublenden, bietet die OLE-Option »Als Symbol anzeigen« unter Einfügen | Objekt. Dabei wird nicht der Inhalt des eingebundenen Objekts auf die Folie übertragen, sondern nur eine Schaltfläche mit dem Programmsymbol angelegt. Mit dieser Schaltfläche können Sie während der Vorführung die Fremddatei aufrufen.
Internetseite aufrufen
Die Aktionseinstellungen lassen Sie auch auf weit entfernte Daten zugreifen, wenn Sie als Ziel eine URL auswählen: Damit wird aus der Präsentation heraus eine Verbindung zum Internet hergestellt.
Wichtig
Beachten Sie bitte, dass einer PowerPoint-Präsentation intern nur 64 kB zur Verfügung stehen, um Hyperlink-Informationen zu speichern. Werden mehr Hyperlinks benötigt, teilen Sie die Präsentation in mehrere auf.
Aufzählungszeichen in PowerPoint
… sind von der Grundeinstellung her ziemlich dröge.
Mit den Einstellungen der Schaltfläche »Aufzählungszeichen« sind Änderungen möglich. Auch selbst angefertigte Grafiken lassen sich mit der Option »Bild« nutzen.
Ein Klick das Bild kopiert Ihnen eine ZIP-Datei mit für solche Zwecke geeigneten Kugelgrafiken, auch die Billardkugeln (selbstverständlich alle 15) auf Ihren Rechner.
Ein Klick auf das obere Bild führt zu einem Baukasten mit vorgefertigten Formen, die Sie abwandeln und als Grafiken speichern können
Mehr Zeichenpower mit Tastenhilfe
Maus und Pfeiltasten reagieren völlig anders, wenn Sie sie zusammen mit den Tasten [Strg], [Shift] und [Alt] verwenden.
Beispiel-Präsentationen
Tabellenwerte in der Präsentation »durchreichen«
Manchmal ist es nicht möglich, eine Kalkulation in Gänze auf eine Präsentationsfolie zu bringen, ohne dass die Zahlen zu klein würden. Wie Sie eine Tabelle dem Publikum Stück für Stück näherbringen, ohne die Zusammenhänge der Teile zu verlieren, zeigt dieses Tutorial mit Musterpräsentation
Auffälligere Aufzählungen und Hinweise
Die Standard-Animationen, bei denen Text oder Objekte nacheinander eingeblendet werden, um die Projektion dem Fortgang des Vortrags anzupassen, lassen sich effektvoll durch »hinweisende Objekte« ersetzen.
Diese Objekte sind auch gut geeignet, um auf bestimmte Stellen auf der Folie hinzuweisen, ohne dazu Zeigestock oder Laserpointer zu bemühen. Die Musterpräsentation zeigt auch die einzustellenden Animationen an.
Zoom im Fotoalbum mit Morphen
Immer wieder gab es Anfragen, wie man ein verkleinertes Foto in einem PowerPoint-Fotoalbum anklicken und bildschirmfüllend vergrößern könne – ohne Qualitätsverlust. Das dürfte dank der Morph-Funktion nun vorüber sein, aber mit ein paar Tricks wird die Sache noch gefälliger.
Da ein Morph-Übergang zu einer Folie mit hochaufgelöstem Foto führt, ist die Qualitätsfrage kein Problem mehr. Die Folien mit den hochaufgelösten Fotos werden per Hyperlinks, die die verkleinerten Fotos auf der Albumfolie tragen, angesprungen. Diese Folie erhält einen Morph-Übergang; beim Folienwechsel wird das angeklickte Vorschaufoto auf volle Bildschirmgröße gezoomt.
Unschön sieht es allerdings aus, wenn beim Vergrößern die anderen Bilder zunächst noch in Ebenen über dem vergrößerten Bild sichtbar bleiben. Dies zu umgehen, bedarf ein Verschieben des kleinen Bildes in den Vordergrund der Startfolie noch vor dem morphenden Folienübergang. Eine solche Funktion gibt es nicht, also muss ein Workaround her:
Jeder formatfüllenden Fotofolie wird eine Kopie der Auswahlfolie vorangestellt, in der das zu vergrößernde Bild im Vordergrund liegt. Diese Folie erhält eine Verweilzeit von 00:00, ist also quasi unsichtbar beim Aufruf.
Das Zurückzoomen geht über eine Kopie der vorgeschalteten Folie, um auch beim Verkleinern unschöne Effekte zu vermeiden.
Als letzter Schritt wird dann von der Auswahlfolie nicht mehr direkt gesprungen, sondern jede der Dreier-Gruppen als Zielgruppenorientierte Präsentation eingerichtet, die per Aktion mit der Option Anzeigen und zurückkehren aufgerufen wird.
Virtuelle Stifte in der Präsentation
Unterstrichene, durchgestrichene und gemarkerte Texte machen sich nicht gut in Vortragsfolien – es sei denn, sie werden in der Präsentation für alle sichtbar behandelt. Diese Präsentation zeigt, wie die Animationen laufen müssen. (Klicken Sie auf das Icon, um die PowerPoint-Datei Striche-ziehen.pptx herunterzuladen.)
Wichtig: Es sind Pfadanimationen, aber aus einzelnen Stückchen zusammengesetzt, das macht das Synchronisieren einfacher.
Taxiruf mit PowerPoint
Ob Betriebsfest und Familienfeier, Silvester oder Ballsaison: Nach dem Ereignis steht man auf der Straße und winkt nach einem Taxi, aber der Kutscher bemerkt nichts. Dem kann abgeholfen werden, wenn Sie PowerPoint auf dem Handy haben. Laden Sie sich die Präsentation TAXI.PPSX aufs Handy herunter und starten Sie sie, um auf sich aufmerksam zu machen. Dieses blinkende Signal dürfte auch bei Nieselregen und Nebel für den Taxifahrer unübersehbar sein.
Zeichentechnik
Béziertechnik
Alle in MS Office bearbeitbaren Grafiken – egal ob vorgefertigt oder mittels Freihandform, Kurve oder Skizze selbst gezeichnet – liegen als Bézier-Kurven vor. So lassen sich Freihandfiguren (die auf Anhieb nie so richtig »schön« werden) im Nachhinein noch verbessern und vorgefertigte Formen an Ihre Vorstellungen anpassen. Die verlinkte Anleitung erklärt die Béziertechnik ausführlich.
Die Zeichnungsebenen
Schrift in Formen umwandeln
Bei den Funktionen zur Formenkombination ist die Möglichkeit undokumentiert, damit Schrift in Formen umzuwandeln.
Da Computerschriften Vektorgrafiken sind, lassen sie sich 1:1 in Splines, im PowerPoint-Duktus in Formen umwandeln.
Wenn ein Textfeld ohne Flächenfüllung mit den Zusammenführen-Werkzeugen behandelt wird, wandelt PowerPoint den Text in Vektorgrafiken um. Wie beim Formen zusammenführen üblich, werden mindestens zwei Elemente benötigt, wobei es egal ist, ob das zweite eine Form oder ein Textfeld ist.
- Wird das Textfeld zuerst markiert, übernimmt die Form die Textattribute als Formattribute.
- Wird die Form zuerst markiert, übernimmt der Text die Formattribute als Textattribute.
In beiden Fällen wird der Text in eine Vektorgrafik umgewandelt. Bei der Vereinigung trifft das den ganzen Schriftzug, daraus wird eine Vektorgrafik; nehmen Sie allerdings die Funktion In Einzelmengen zerlegen, erzeugt PowerPoint aus jedem Buchstaben ein separates Objekt, das mit Punkte bearbeiten wie eine Form weiterzubearbeiten ist.
Die Zerlegung mit In Einzelmengen zerlegen geht weiter, als es auf den ersten Blick scheint: Auch die Innenräume (Punzen) geschlossener Buchstaben, die Pünktchen auf ä, i, j, ö, ü und Akzente werden zu Einzelobjekten. Das erleichtert es, die Innenräume zu entfernen.
Für ein so umgearbeitete Zeichen gelten in Form formatieren auch nicht mehr die Textwerkzeuge, sondern die Formwerkzeuge.
Das verlinkte Video visualisiert das Vorgehen, unten einige Anwendungsbeispiele.
Ausrichten und Verteilen mit Pfiff
Problem 1: Mehrere Objekte sollen innerhalb der Grenzen eines anderen Objekts gleichmäßig verteilt werden.
Dabei helfen zwei Hilflinien an den Kanten des Referenzobjekts. Die auszurichtenden Objekte und die Hilflinien werden markiert und dann Horizontal verteilen betätigt. Anschließend werden die Hilflinien gelöscht.
Problem 2: Mehrere Objekte sollen innerhalb der Grenzen eines anderen Objekts zentriert werden, ohne dass sich ihr Abstand zueinander ändert.
Die Objekte werden zunächst gruppiert, dann zusätzlich das Referenzobjekt markiert und Horizontal zentrieren betätigt, anschließend die Gruppierung wieder aufgehoben.
Selbstverständlich funktionieren beide Verfahren auf fürs senkrechte Ausrichten oder Verteilen.
