Word Tipps

Aufzählungen und nummerierte Listen

Was das automatische Zählen betrifft, war Word schon immer schwer bedienbar, was immer wieder zu Verzweiflung bei den Usern führt.

Der wichtigste Rat deshalb gleich vorab: Lassen Sie die Finger von den Automatismen, die Word Ihnen anbietet, sondern verwenden Sie für Nummerierungen, Gliederungen und Aufzählungen eigene Formatvorlagen!

Die Aufzählungs- und Nummerierungsautomatik

Die Assistenzfunktionen für Aufzählungen und nummerierte Listen sind hilfreich, solange es nur um einzelne Nummerierungen in kurzen Texten geht. Sie können aber in komplexen Dokumenten zur Qual werden aufgrund ihrer Beharrlichkeit. Es ist sinnvoller, eigene Formatvorlagen anstelle der Schaltflächen in Start | Absatz zu verwenden.

Geben Sie am Beginn eines neuen Absatzes einen Bindestrich oder eine Ordnungszahl und dann einen Leerschritt ein, schließt die AutoKorrektur daraus, dass Sie eine Aufzählung zu schreiben gedenken, und bietet ihre Unterstützung an, indem sie diesen Absatz sofort umformatiert.

Jeder folgende Absatz wird genauso formatiert, bis Sie die Automatik durch Abschalten der Funktion Aufzählungszeichen bzw. Nummerierung beenden.

Nicht nur Bindestriche

Die Aufzählungsautomatik reagiert auch auf weitere Zeichen:

* am Zeilenbeginn wird zu •,
zwei Bindestriche – werden zu n,
> wird zu Ø.

Zulässige Ordinalzahlen

Bei der Auslegung, ob die einleitenden Zeichen Ordnungszahlen sind, ist Word sehr freizügig; die Automatik spricht auch auf die Buchstaben a und A an. Ein großes I oder kleines i wird zur Einleitung für eine römisch gezählte Liste.

Auch die Kennzeichnung als Ordinalzahl ist flexibel, die Automatik funktioniert mit ., ) und ( ).

Wichtig: Die Nummerierungsautomatik spricht nur an, wenn der Startwert 1, a, A, i oder I ist. Höhere Werte werden ignoriert.

Eigene Formatvorlagen für Nummerierungen anlegen

Das Erstellen eigener Nummerierungs-Formatvorlagen ist für Schreibprofis die einzige Existenzberechtigung der drei Schaltflächen in Start | Absatz.

Formatieren Sie einen Absatz als Aufzählung, Nummerierung oder Gliederung mit einer der Schaltflächen in Start | Absatz.
Richten Sie die Zählung, Einrückungen etc. ein wie in den nachstehenden Abschnitten beschrieben.
Markieren Sie den Absatz und wählen Sie in der Minisymbolleiste Formatvorlagen| Formatvorlage erstellen.
Tragen Sie im Dialog Neue Formatvorlage erstellen einen Namen für die Gliederungsformatvorlage ein.
Ok

Nummerierung selbst definieren

Die Standard-Gliederungen reichen oft nicht aus, um spezielle Vorgaben zu erfüllen. Aber es ist ganz einfach, sich eigene hierarchische Gliederungsformate anzufertigen.

Öffnen Sie in Start | Absatz die Auswahl Nummerierung und suchen Sie ggf. eine in etwa passende Gliederung aus der Nummerierungsbibliothek aus.
Öffnen Sie den Dialog Neues Zahlenformat definieren.

Sodann klappen Sie die Liste Zahlenformatvorlage (4) auf und wählen daraus die gewünschte Zählweise.

Wichtig: Die Zahlenformate enthalten noch keine Trennzeichen wie Punkt, Klammer, Binde- oder Schrägstrich. Die tragen Sie im Feld Formatierung für Zahl eingeben (5) manuell ein.

Vorsicht: Überschreiben Sie nicht das grau gekennzeichnete Feld!

Gegliederte Nummerierung selbst definieren

Die Standard-Gliederungen reichen oft nicht aus, um spezielle Vorgaben zu erfüllen. Aber es ist ganz einfach, sich eigene hierarchische Gliederungsformate anzufertigen.

1. Öffnen Sie in Start | Absatz die Auswahl Liste mit mehreren Ebenen und suchen Sie ggf. eine in etwa passende Gliederung aus der Listenbibliothek aus.
2. Öffnen Sie den Dialog Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren.

Da der Standard-Funktionsumfang des Dialogs für den gewünschten Zweck nicht ausreicht, komplettieren Sie ihn mit einem Klick auf die Schaltfläche Erweitern.

Damit haben Sie alle Werkzeuge für eine eigene Gliederung im Zugriff (Bild oben). Für jede Gliederungsebene können Sie nun ein eigenes, von der jeweils übergeordneten Ebene abhängiges Nummerierungsformat definieren.

Zuerst ist anzugeben, welche Gliederungsebene bearbeitet werden soll (3). Neben der Liste der Gliederungsebenen sehen Sie eine Musterdarstellung der aktuellen Gliederung, die an jede Veränderung in diesem Dialog angepasst wird.

Sodann klappen Sie die Liste Zahlenformatvorlage (4) auf und wählen daraus die gewünschte Zählweise.

Wichtig: Die Zahlenformate enthalten noch keine Trennzeichen wie Punkt, Klammer, Binde- oder Schrägstrich. Die tragen Sie im Feld Formatierung für Zahl eingeben (5) manuell ein.

Vorsicht: Überschreiben Sie nicht das grau gekennzeichnete Feld!

Nun muss noch diese Nummerierung der passenden Überschrift-Formatvorlage zugeordnet werden, die Sie aus der Liste Verbinden mit Formatvorlage wählen (6).

Standardmäßig ist das Häkchen bei Liste neu beginnen nach gesetzt und die übergeordnete Ebene, die beim Hochzählen einen Neustart der Zählung veranlasst, ist eingetragen. Deshalb müssen Sie hier in der Regel nichts veranlassen.

Diese vier Schritte wiederholen Sie für jede Ebene und bestätigen dann mit einem Klick auf Ok Ihre neue Gliederungsdefinition.

Nummerierungswert ändern

Ist eine Nummerierung einmal begonnen, zählt Word munter weiter, sobald Sie erneut einem Absatz eine Nummerierung zuweisen. Um eine neue nummerierte Liste zu beginnen, reicht es, das neben der Nummerierung aufleuchtende Smarttag anzuklicken und darin Nummerierung neu beginnen zu wählen. Für das nachträgliche Umstellen auf einen Neubeginn klicken Sie mit der rechten Maustaste die Nummer an und wählen im Kontextmenü Neu beginnen mit 1.
Soll der Startwert für eine Nummerierung frei gewählt werden, erledigen Sie das im Kontextmenü nach Rechtsklick auf die Nummer: Nummerierungswert festlegen und stellen unter Wert festlegen auf den gewünschten Startwert ein.

Vorsicht: Für den Fall, dass eine Nummer in einer Liste übersprungen werden soll, bietet Word dies im selben Dialog als Zusatzfunktion an, die aber etwas unorthodox arbeitet: Word fügt die fehlenden Nummern als ausgeblendeten Text mit einem ansonsten leeren Absatz ein. Sobald Sie die Steuerzeichenanzeige ¶ aktivieren, werden sie sichtbar und auch mitgedruckt, sofern Sie die Option Ausgeblendeten Text drucken in den Word-Optionen | Anzeige | Drucken aktiviert haben. Sauberer arbeitet da die Option Neue Liste beginnen, die allerdings bei nachträglichen Einfügungen von Hand verwaltet werden muss.

Nummerieren mit Buchstaben

Auch wenn es keine Nummerierung im eigentlichen Sinne ist, werden – vor allem in den Geisteswissenschaften – oft und gern Zählweisen der einzelnen Gliederungsebenen aus Zahlen und Buchstaben unterschiedlicher Gestaltung gemischt. Word unterstützt dieses Prinzip für mehrere Varianten, die Sie in den Zahlenformaten finden.

Die freie Bestimmung des Startwertes klappt auch bei der Nummerierung mit Buchstaben. Sobald Sie ein anderes als ein numerisches Zahlenformat eingestellt haben, wechselt auch die Nummernanzeige im Feld Beginnen mit bzw. Wert festlegen auf in dieses Format.

aa), bb), cc) …

Die besonders bei Juristen beliebte, aber nicht in den Zahlenformaten enthaltene Zählweise mit Doppelbuchstaben ist auf dem Umweg über die Startwert-Vorgabe möglich:

Bestimmen Sie ein Zahlenformat mit Kleinbuchstaben.
Tragen Sie im Feld Wert festlegen auf »aa« ein.
Die Zählung beginnt nun zwar mit 27, was aber bei dieser Darstellung nicht auffällt.

Nummerieren mit griechischen Buchstaben

Um eine Aufzählung korrekt mit griechischen Buchstaben zu »nummerieren«, hilft der Standardfont »Symbol« nicht weiter, denn er enthält zwar das griechische Alphabet in groß und klein, aber falsch sortiert. Das kennen wir ja alle noch aus der Schule oder aus Huxleys »Brave New World«: alpha beta gamma delta epsilon …

Nicht nur Microsofts Fontgestalter scheinen das griechische Alphabet nicht zu beherrschen, in allen frei zugänglichen Fonts mit griechischem Alphabet geht es so zu: alpha beta chi delta epsilon … Im Folgenden geht es dann noch weiter durcheinander. Die Reihung orientiert sich an der Transkription ins Lateinische.

Zum Nummerieren ist das also nicht zu gebrauchen. Deshalb habe ich beschlossen, selbst Hand anzulegen.

Die obere Abbildung zeigt die falsche Sortierung im Font »Symbol«, die untere die Schrift »AlphaBetaGamma« mit korrekter Reihenfolge. Diesen Font stelle ich als Freeware zur Verfügung.

Wie anwenden?

Laden Sie sich die Schrift »AlphaBetaGamma« herunter, indem Sie rechts auf das Icon klicken.
Installieren Sie die Datei »AlphaBetaGamma.ttf« per Rechtsklick | Installieren.
Stellen Sie im Dialog Neues Zahlenformat definieren oder Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren zunächst für die gewünschte Ebene ein Buchstabenformat ein.
Sodann wählen Sie mit Schriftart »AlphaBetaGamma«.

Einschränkungen: Die Schrift »AlphaBetaGamma« enthält nur die Zeichen, die zum »Nummerieren« mit griechischen Buchstaben unbedingt erforderlich sind, nicht mehr. Nach dem Omega finden Sie noch ein paar alternative Kleinbuchstaben, falls Sie die Schrift auch anderweitig einsetzen möchten.

Sätze in juristischen Texten nummerieren

Um in juristischen Texten die Orientierung zu erleichtern, wird beim Zitieren zusätzlich zu Paragraph und Absatz auch die Nummer des Satzes innerhalb eines Absatzes angegeben. Diese werden meist mühsam in Handarbeit in den Vorschriftentext als hochgestellte Zahlen eingefügt.

Das Makro »Satznummern« nimmt Ihnen diese Arbeit ab, allerdings nicht 100 % sicher, denn der Punkt hat ja nicht nur die Funktion als Satzende. Der Algorithmus kann nicht erkennen, ob »2.« eine Ordinalzahl innerhalb einer Liste ist (dann folgt keine Satznummer) oder der Schluss eines Satzes auf »siehe § 1 Abs. 2.«. Die alte Texterweisheit »Sicherheitshalber noch mal drüberlesen!« ist auch hier von Bedeutung.

Public Auswahl As Integer, SatzNr As Integer

Sub SatzNrNum()
Dim PosAlt, SatzNr As Long, SatzNeu As Boolean, Prueftext As Range
Selection.HomeKey Unit:=wdStory
With Selection.Find
.ClearFormatting
.Replacement.ClearFormatting
.Text = "^w^p"
.Replacement.Text = "^p"
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchWildcards = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
.Execute Replace:=wdReplaceAll 'entfernt Leerzeichen vor Absatzendemarken
End With
SatzNr = 1
Set Prueftext = ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=0)
With Selection
.Find.ClearFormatting
.Find.MatchWholeWord = False
.Find.MatchWildcards = True
.Find.MatchCase = False
Do
.Find.Execute FindText:=".[ ^13^11]" 'sucht nacht Punkt, gefolgt von Leerz, Absatzmarke oder Zeilenumbruch
  If .Find.Found = False Or Selection.End = ActiveDocument.Range.End Then Exit Do
  SatzNeu = True
  Prueftext.SetRange Start:=PosAlt, End:=.End + 1
  PosAlt = .End - 1
  If InStr(1, Prueftext, Chr(13) & "§", vbTextCompare) _
  Or InStr(1, Prueftext, Chr(13) & "(", vbTextCompare) Then SatzNr = 1
  Prueftext.SetRange Start:=.End - 5, End:=.End + 1
  .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
  If InStr(1, Prueftext, "Nr", vbTextCompare) Then
SatzNeu = False
ElseIf InStr(1, Prueftext, "Abs", vbTextCompare) Then
SatzNeu = False
ElseIf InStr(1, Prueftext, Chr(13) & "(", vbTextCompare) Then
SatzNeu = False
ElseIf IsNumeric(Mid(Prueftext, 3, 1)) = True And InStr(1, Prueftext, Chr(13)) Then
SatzNeu = False
End If
If SatzNeu = True Then
SatzNr = SatzNr + 1
.Font.Superscript = True
.TypeText Text:=SatzNr
End If
Loop
End With
End Sub

Sub ResetSatznummern() 'entfernt Satznummern im kompletten Dokument
With Selection.Find
.ClearFormatting
.Replacement.ClearFormatting
.Font.Superscript = True
.Text = ""
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = True
.Execute Replace:=wdReplaceAll
End With
End Sub

Word TippsAufzäh­lun­gen und numme­rierte Listen