Word Tipps

Kopf- und Fußzeilen, Seitennummerierung

Kopf- und Fußzeilen sind in einem Word-Dokument immer vorhanden. Mit Doppelklick in den freien Bereich am oberen oder unteren Ende des Blatts wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus, erkennbar an der nun eingeblendeten Registerkarte Kopf- und Fußzeile im Menüband. Kopf- und Fußzeilen sind die Container für Orientierungshilfen wie Seitennummern und Überschriften-Wiederholung.

Kopf- und Fußzeilen bearbeiten

Kopf- und Fußzeile aus- und wieder einblenden

Falls die Kopf- und Fußzeilen bei der Arbeit stören, lassen sie sich ausblenden, bleiben aber erhalten:
Doppelklicken Sie in den schmalen grauen Streifen, der zwei Seiten in der Ansicht Drucklayout trennt. Dass Sie an der richtigen Position sind, erkennen Sie an der geänderten Form des Mauszeigers.
Die Seiten werden zusammengeschoben und nur eine dünne Linie trennt die Seiten.
Sie stellen die ausführliche Darstellung wieder her, wenn Sie erneut auf die nun dünne Linie doppelklicken.

Abmessungen und Abstände

Sie konfigurieren die Maße für Kopf- und Fußzeilen im Dialog Seite einrichten, RegKarte Layout mit Abstand vom Seitenrand. Die Werte für den oberen und unteren Seitensteg im Register Seitenränder sind davon unabhängig. Gleichen Sie die Werte für die Abstände mit den Stegbreiten ggf. an.

Seiten nummerieren

Für die Seitennummern hat Word einige Hilfsfunktionen und Muster vorgesehen, die aber leider durchweg etwas umständlich zu bedienen. Einfacher geht es manuell mit den nachfolgenden Tipps. Völlig frei sind Sie in der Gestaltung, wenn Sie sich mit ein paar Feldfunktionen vertraut machen, die in den nachstehenden Tipps erläutert werden. Die dort als geschweifte Klammern { } dargestellten Feldklammern müssen mit S+) erzeugt werden!

Übersetzungsfehler: In Word wird von jeher die Seitennummer als Seitenzahl bezeichnet, was natürlich nicht zutrifft. Im Folgenden wird der Word-Terminus »Seitenzahl« nur für die Aufrufe der jeweiligen Word-Funktionen verwendet.

Häufig werden Anforderungen an die Paginierung gestellt, die nur mit ausreichend Fachwissen zu lösen sind.

Erste Seite von der Paginierung ausnehmen

Egal, ob eine oder mehrere Seiten, ob vorn, hinten oder zwischendurch, die Paginierung lässt sich jederzeit aussetzen.

Geht es Ihnen nur darum, auf der ersten Seite eines Dokuments oder Abschnitts die Paginierung zu unterdrücken, müssen Sie keinen besonderen Abschnitt für diese Seite einrichten, denn für diesen Fall haben die Entwickler von Word bereits vorgesorgt:

Setzen Sie die Schreibmarke in die Kopf- oder Fußzeile – abhängig davon, wo Ihre Seitennummern platziert sind – und aktivieren Sie in der Registerkarte Kopf- und Fußzeile die Option Erste Seite anders.

Erste Seite anders nimmt die erste Seite eines Abschnitts von der sonstigen Gestaltung der Kopf- und Fußzeilen aus.

Wichtig: Beachten Sie, dass die Option Erste Seite anders separat für Kopf- und Fußzeile einzustellen ist. Sie müssen die Schreibmarke also dort platzieren, wo das Seitennummern-Feld steht, in der Kopfzeile oder in der Fußzeile, bevor Sie die Option aktivieren.

Mehrere Seiten von der Paginierung ausnehmen

Sollen andere als nur die erste Seite von der Paginierung ausgenommen werden, kommen Sie um die Einrichtung von Abschnitten nicht umhin.

Allerdings reicht ein bloßer Abschnittswechsel nicht aus, denn von der Grundeinstellung her sind alle Kopf- und Fußzeilen mit ihren jeweiligen Nachbarn im vorhergehenden Abschnitt verknüpft.

Sie müssen zusätzlich zum Abschnittswechsel auch diese Verknüpfung aufheben:

Setzen Sie die Textmarke in die Kopf- bzw. Fußzeile des Folgeabschnitts, um anschließend die Option Mit vorheriger verknüpfen in der Registerkarte Kopf- und Fußzeile zu deaktivieren.

Hinweis: Diese Option ist nicht als Ankreuzfeld ausgeführt, sondern als Schaltfläche, die im aktiven Zustand farbig hervorgehoben wird.

Wichtig: Erst nach dem Aufheben der Verknüpfung dürfen die Kopf- und Fußzeilen neu formatiert werden. Anderenfalls vererben sich die Änderungen auf die verknüpften Abschnitte.

Kapitelweise paginieren

Für die Paginierung mit Angabe der Kapitelnummer z.B. 5–31 o.ä. bietet Word komfortable Assistenz:

Die Form der Paginierung, die mit jedem Kapitel wieder bei 1 zu zählen anfängt, stammt aus der Prä-Computer-Zeit der Texterstellung. Wenn man nicht beginnend mit Kapitel 1 hintereinander weg bis zur letzten Zeile des letzten Kapitels schreibt, sondern beim Schreiben zwischen den Kapiteln springt, weiß man nicht so genau, auf welcher Seite denn Kapitel 10 beginnen wird, wenn erst die Kapitel 1 bis 5 fertiggestellt sind. Eine Krücke zur Umgehung dieses Problems war die Paginierung der Form Kapitelnummer – (Trennzeichen) – Seitennummer im Kapitel.

Obwohl das nichtsequenzielle Arbeiten für die Paginierung heute überhaupt kein Problem mehr ist, wird in manchen Vorgaben verlangt, dass die Kapitel separate Seitennummerierungen erhalten sollen. Word bietet im Dialog Seitenzahlenformat mit Kapitelnummer einbeziehen eine solche Option.

Wichtig: Diese Funktion erwartet, dass die Kapitelüberschriften mit Formatvorlagen des Typs Überschrift formatiert und mit einer automatischen Nummerierung versehen sind.

Wichtig: Um die kapitelinterne Nummerierung immer wieder bei 1 starten zu lassen, müssen zwischen den einzelnen Kapiteln Abschnittswechsel eingefügt werden.

Tipp: Sie erleichtern sich die Arbeit, wenn Sie zunächst den kompletten Haupttext als einen Abschnitt belassen, die Seitennummern im ersten Kapitel formatieren (einschließlich der Option zum Neustart der Nummerierung) und dann erst die Abschnittswechsel nach jedem Kapitel einfügen. Dabei bleibt die Formatierung der Seitennummer einschließlich Neustart der Zählung pro Kapitel erhalten.

Aktivieren Sie im Dialog Seitenzahlenformat die Option Kapitelnummer einbeziehen.
Wählen Sie im Feld Kapitel beginnt mit Formatvorlage die richtige Überschriften-Formatvorlage (üblicherweise Überschrift 1).
Stellen Sie den Wert in Beginnen bei auf 1.
Suchen Sie über den Navigationsbereich den nächsten Kapitelanfang auf.
Setzen Sie die Schreibmarke an den Schluss des vorangegangenen Kapitels.
Layout | Umbrüche | Nächste Seite oder Ungerade Seite

Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6 für alle Kapitel.

Unterschiedliche Seitennummerierungen

Um innerhalb eines Dokuments Bereiche mit eigener Zählung und eigener Zahlendarstellung zu paginieren, müssen Sie zuerst Abschnitte erzeugen und entkoppeln.

Fügen Sie einen Abschnittswechsel hinter der letzten Zeile des Textes ein, nach dem gewechselt werden soll: Layout | Umbrüche | Ungerade Seite
Entkoppeln Sie die Kopf- oder Fußzeilen: Setzen Sie die Schreibmarke in die ungerade Kopf-/Fußzeile und heben Sie in der Registerkarte Kopf- und Fusszeile die Option Mit vorheriger verknüpfen auf.
Klicken Sie die ungerade Seitennummer des ersten Kapitels mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Seitenzahlen formatieren.
Im Dialog Seitenzahlenformat wählen Sie oben das gewünschte Zahlenformat und stellen unten mit Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt ein, dass die Nummerierung abschnittsübergreifend fortgesetzt wird, lediglich das Nummernformat sich ändert (beim Übergang von der nicht paginierten Titelei), oder
durch Vorgabe einer Zahl in Beginnen bei, dass die Paginierung des neuen Abschnitts von der bisherigen Nummerierung unabhängig ist (beim Übergang vom Vortext zum mit eigener Nummer versehenen Haupttext).

Diese Einstellungen wiederholen Sie ggf. für die gerade Kopf- oder Fußzeile.

Andere Nummerierung wieder aufnehmen

Soll die Paginierung nach einem eingeschobenen, anders nummerierten Abschnitt fortgesetzt werden, zum Beispiel die Nummerierung des Vortextes (Titelei, Verzeichnisse) nach dem Haupttext für weitere Verzeichnisse wieder aufgenommen werden, wenden Sie dieses Verfahren an:

Layout | Umbrüche | Ungerade Seite trennt den Nachtext vom Haupttext.
Für die Nummerierung nach dem Wechsel wird im Dialog Seitenzahlenformat (Rechtsklick auf die Seitennummer | Seitenzahlen formatieren) das Zahlenformat umgestellt, ohne die Option Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt aufzuheben.

Wenn im Nachtext eine neue Zählung beginnen soll, funktioniert das ebenso, aber im Dialog Seitenzahlenformat unter Beginnen mit dem Startwert der neuen Zählung.

Andere Nummerierung nach Unterbrechung fortsetzen

Schwieriger wird es, die Nummerierung des Vortextes im Nachtext wieder aufzunehmen. Die letzte Seitennummer des Vortext-Abschnittes muss von der Nummerierung im Nachtext fortgesetzt werden.

Deshalb bedarf es zuerst eines Merkpostens, in dem die letzte Seitennummer des Verzeichnis-Abschnitts gespeichert wird. Dies lässt sich mit einem Feld {SectionPages} bewerkstelligen, das die Anzahl der Seiten eines Abschnitts ausgibt.

Um diesen Wert auch aus anderen Abschnitten heraus abzufragen, muss der Feldinhalt in ein abschnittsübergreifendes Feld übernommen werden. Für solche Zwecke dient die SET-Funktion, mit der eine unsichtbare Textmarke angelegt wird.

Fügen Sie neben der Seitennummer des Vortext-Abschnitts das Feld ein:
Einfügen | Schnellbausteine | Feld | Set
Schalten Sie in die Feldfunktionen-Ansicht um mit A+).
Tragen Sie nach dem Wort SET in die Feldklammern einen beliebigen Namen für die Textmarke ein.
Fügen Sie hinter dem Textmarkennamen, aber noch innerhalb der Funktionsklammer die Funktion {SectionPages} ein:
Einfügen | Schnellbausteine | Feld | SectionPages
Nach dieser Vorbereitung wechseln Sie nun zur Kopf- oder Fußzeile des Nachtextes und tragen dort diese Formel ein:
{ = { Ref Textmarke } + { Page \* arabic \* Roman }}
(Anstelle von »Textmarke« fügen Sie den Namen der mit Schritt 4 angelegten Textmarke ein.)
Markieren Sie die Formel, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Seitenzahlen formatieren.
Setzen Sie den Wert bei Beginnen mit auf 1.
Ok

Drücken Sie abschließend ), um das Ergebnis zu sehen.

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