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Word Tipps

Felder und Funktionen

Für zahl­rei­che Auto­ma­tis­men hält Word Funk­tio­nen bereit, die als Felder in Ihre Doku­mente einge­fügt werden. Mit Einfü­gen | Text: Schnell­bau­steine | Feld gelan­gen Sie in den umfang­rei­chen Feld­aus­wahl-Dialog, doch Felder begeg­nen Ihnen in Word auch bei diver­sen Assis­tenz­funk­tio­nen. Das reicht von der simp­len Seiten­num­mer über Quer­ver­weise und Über­schrif­ten­ver­wal­tung bis hin zu komple­xen Berech­nun­gen. Auch als Verknüp­fung einge­fügte externe Daten werden als Felder behan­delt, weshalb die Kennt­nis über die Eigen­hei­ten dieser Einrich­tung in vielen Situa­tio­nen weiter­hel­fen kann. Sie erken­nen Felder, indem Sie A+) drücken. Damit schal­ten Sie zur Feld­dar­stel­lung um, in der die Feld­funk­tio­nen in {geschweif­ten Klam­mern} darge­stellt werden.
Die Anlei­tung in der Karte »Felder verwen­den« beschäf­tigt sich mit dem gemein­sa­men tech­ni­schen Hinter­grund der Felder und ihrer Behand­lung.
Die Bedeu­tung der einzel­nen Feld­ty­pen entneh­men Sie bitte den Hinweis­tex­ten im Feld-Dialog.

Zu weite­ren Themenseiten:

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Forma­tie­ren
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Typo­gra­phie
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Über­schrif­ten
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Kopf- und Fußzei­len, Seitennr.
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Tabel­len
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Aufzäh­lun­gen und Listen
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Verzeich­nisse
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Word rech­net
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Wenn Word nicht so recht will

Felder verwenden

Korrekte Anrede in Serienbriefen und Formularen

Immer wieder taucht in Hilfe­fo­ren die Frage auf, wie man in Seri­en­brie­fen die Anre­den in der Adresse und am Text­be­ginn korrekt einmi­schen kann, ohne dafür eine zusätz­li­che Spalte in der Daten­quelle zu benö­ti­gen. Die {IF}-Funktion von Word erle­digt das elegant.

Gege­ben sei eine Daten­quelle unge­fähr dieser Art.

Für die Anrede ist nur ein Datum pro Datensatz vorgesehen, die Spalte «Anrede», in der die üblichen Anreden der Adresse stehen, also Herrn oder Frau.

(Wenn Sie von einer Institution einen Brief erhalten, in der Herr als Adresse in der Anrede steht, wissen Sie, dass die Ersteller des Serienbriefes gepfuscht haben.)

Das Datum der Spalte «Anrede» wird für die Adresse so in eine eigene Zeile übernommen, für die persönliche Anrede im Text ist sie allerdings aufzubereiten in Sehr geehrte Frau oder Sehr geehrter Herr.

Dazu verwenden Sie ein IF-Abfrage wie in diesem Beispiel:

Mit dieser IF-Abfrage spielt die Seri­en­brief­funk­tion die jeweils korrekte Anrede ein, gefolgt vom Namen. 

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Sind im Adres­sa­ten­kreis Perso­nen mit akade­mi­schen Titeln vorhan­den, klappt deren korrekte Anrede eben­falls mit der IF-Funktion.
Sowohl in der Anschrift als auch in der Anrede wird der Titel aus der Spalte «Titel» korrekt einge­fügt bzw. bei Nicht­vor­han­den­sein störende Leer­schritte vermieden.

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