Word Tipps
Felder und Funktionen
Für zahlreiche Automatismen hält Word Funktionen bereit, die als Felder in Ihre Dokumente eingefügt werden. Mit Einfügen | Text: Schnellbausteine | Feld gelangen Sie in den umfangreichen Feldauswahl-Dialog, doch Felder begegnen Ihnen in Word auch bei diversen Assistenzfunktionen. Das reicht von der simplen Seitennummer über Querverweise und Überschriftenverwaltung bis hin zu komplexen Berechnungen. Auch als Verknüpfung eingefügte externe Daten werden als Felder behandelt, weshalb die Kenntnis über die Eigenheiten dieser Einrichtung in vielen Situationen weiterhelfen kann. Sie erkennen Felder, indem Sie A+) drücken. Damit schalten Sie zur Felddarstellung um, in der die Feldfunktionen in {geschweiften Klammern} dargestellt werden.
Die Anleitung in der Karte »Felder verwenden« beschäftigt sich mit dem gemeinsamen technischen Hintergrund der Felder und ihrer Behandlung.
Die Bedeutung der einzelnen Feldtypen entnehmen Sie bitte den Hinweistexten im Feld-Dialog.
Felder verwenden
Felder verwenden
Korrekte Syntax für {IF} und {=IF}
Korrekte Syntax für {IF} und {=IF}
Ein IF-Feld stellt eine von zwei Alternativen in den Text ein, abhängig von einem vorangestellten Vergleich.
Es ist schon schlimm, wenn der Hersteller seine eigene Software nicht beherrscht und Fehlinformationen in die Hilfeseiten einbaut. So auch bei der recht nützlichen IF-Funktion, für die Sie hier die richtigen Erläuterungen erhalten.
Korrekte Anrede in Serienbriefen und Formularen
Korrekte Anrede in Serienbriefen und Formularen
Immer wieder taucht in Hilfeforen die Frage auf, wie man in Serienbriefen die Anreden in der Adresse und am Textbeginn korrekt einmischen kann, ohne dafür eine zusätzliche Spalte in der Datenquelle zu benötigen. Die {IF}-Funktion von Word erledigt das elegant.
Für die Anrede ist nur ein Datum pro Datensatz vorgesehen, die Spalte «Anrede», in der die üblichen Anreden der Adresse stehen, also Herrn oder Frau.
(Wenn Sie von einer Institution einen Brief erhalten, in der Herr als Adresse in der Anrede steht, wissen Sie, dass die Ersteller des Serienbriefes gepfuscht haben.)
Das Datum der Spalte «Anrede» wird für die Adresse so in eine eigene Zeile übernommen, für die persönliche Anrede im Text ist sie allerdings aufzubereiten in Sehr geehrte Frau oder Sehr geehrter Herr.
Dazu verwenden Sie ein IF-Abfrage wie in diesem Beispiel:
Sind im Adressatenkreis Personen mit akademischen Titeln vorhanden, klappt deren korrekte Anrede ebenfalls mit der IF-Funktion.
{EQ}: mehr als nur Gleichungen
{EQ}: mehr als nur Gleichungen
»EQ« steht für Equation; dieses Feld hilft, im Fließtext kleinere Formeln, Gleichungen und Terme aufzubauen, lässt sich aber auch für andere Zwecke einsetzen. Das {EQ}-Feld versteht eine Vielzahl von Anweisungen, die in sich wiederum einiges an Vielfalt durch spezifische Schalter bieten.
Warnung: Doppelklicken Sie kein EQ-Feld, denn daraufhin konvertiert Word es in eine Formel des alten Formel-Editors 3.0!