Für zahlreiche Automatismen hält Word Funktionen bereit, die als Felder in Ihre Dokumente eingefügt werden. Mit Einfügen | Text: Schnellbausteine | Feld gelangen Sie in den umfangreichen Feldauswahl-Dialog, doch Felder begegnen Ihnen in Word auch bei diversen Assistenzfunktionen. Das reicht von der simplen Seitennummer über Querverweise und Überschriftenverwaltung bis hin zu komplexen Berechnungen. Auch als Verknüpfung eingefügte externe Daten werden als Felder behandelt, weshalb die Kenntnis über die Eigenheiten dieser Einrichtung in vielen Situationen weiterhelfen kann. Sie erkennen Felder, indem Sie A+) drücken. Damit schalten Sie zur Felddarstellung um, in der die Feldfunktionen in {geschweiften Klammern} dargestellt werden.
Die Anleitung in der Karte »Felder verwenden« beschäftigt sich mit dem gemeinsamen technischen Hintergrund der Felder und ihrer Behandlung.
Die Bedeutung der einzelnen Feldtypen entnehmen Sie bitte den Hinweistexten im Feld-Dialog.
Immer wieder taucht in Hilfeforen die Frage auf, wie man in Serienbriefen die Anreden in der Adresse und am Textbeginn korrekt einmischen kann, ohne dafür eine zusätzliche Spalte in der Datenquelle zu benötigen. Die {IF}-Funktion von Word erledigt das elegant.
Für die Anrede ist nur ein Datum pro Datensatz vorgesehen, die Spalte «Anrede», in der die üblichen Anreden der Adresse stehen, also Herrn oder Frau.
(Wenn Sie von einer Institution einen Brief erhalten, in der Herr als Adresse in der Anrede steht, wissen Sie, dass die Ersteller des Serienbriefes gepfuscht haben.)
Das Datum der Spalte «Anrede» wird für die Adresse so in eine eigene Zeile übernommen, für die persönliche Anrede im Text ist sie allerdings aufzubereiten in Sehr geehrte Frau oder Sehr geehrter Herr.
Dazu verwenden Sie ein IF-Abfrage wie in diesem Beispiel:
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