Kaum jemand kennt die Funktionsgruppe »Extras« im Word-Dialog Menüband anpassen.
Zugegeben, ich bin auch erst anlässlich einer Diskussion über eine »vermisste« Funktion darauf aufmerksam geworden.
Hier werden nach und nach Hinweise zu häufig geäußerten Problemen und Arbeitserleichterungen beim Umgang mit Word eingestellt.
Grundlegende Bedienungshinweise geben das Word-Glossar und die Broschüre »Word ist keine Schreibmaschine«.
Wichtig: Die meisten Tipps funktionieren nur mit der Desktop-Version von Word. Word-Online (die Browser-App oder Web-App) und Word-Mobile (für Smartphones und Tablets) sind im Funktionsumfang stark eingeschränkt; ihnen fehlen zum Teil elementare Word-Funktionen. Erläuterungen und Links zu den Versionsunterschieden
Arbeiten mit Word
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Spezialitäten beim Suchen und Ersetzen |
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Formatierung und Typographie
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Die Vielfalt der Leerzeichen |
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Sonderzeichen für Boolesche Algebra, Mengenlehre, Vektorrechnung |
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Überschriften
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Handgemachten Überschriften ganz einfach Formatvorlagen zuweisen |
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Gegliederte Nummerierung für Überschriften selbst definieren |
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Überschriftennummerierung wird als schwarzes Rechteck angezeigt |
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Verzeichnisse |
Bildunterschriften mit Quellen aber Abbildungsverzeichnis ohne |
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Grafik |
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Felder und Funktionen |
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Nummerierung |
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Gegliederte Nummerierung für Überschriften selbst definieren |
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Sonstiges |
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Scannen mit Word |
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Benutzerdefinierte Daten und Einstellungen auf den neuen Rechner mitnehmen |
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Kaum jemand kennt die Funktionsgruppe »Extras« im Word-Dialog Menüband anpassen.
Zugegeben, ich bin auch erst anlässlich einer Diskussion über eine »vermisste« Funktion darauf aufmerksam geworden.
Neben den »Desktop«-Versionen Microsoft 365 (Abonnement) und Microsoft Office 20xx (Einzellizenzen) gibt es noch einige abgespeckte Sonderversionen von Word (auch von Excel und PowerPoint), deren Unterschiede hier verdeutlicht werden sollen.
Egal ob in gegliederten Listen, in Überschriften oder in Verzeichnissen, sobald die Nummerierung der Gliederung etwas breiter als ursprünglich vorgesehen wird, verreißt's die Optik, denn der folgende Text wird weiter eingerückt als im vorherigen Absatz. Ursache ist ein von den Standardeinstellungen zu knauseriger Einzug. Die Zahlen überschreiten diesen Einzug und der Text beginnt am nächsten Standard-Tabulator. Bei mehrzeiligen Listeneinträgen gerät das Layout zum Fiasko, weil die Folgezeilen nicht mit der ersten Zeile bündig sind.
Die Vorgaben für Zitierweisen sind endlos, dabei sollten die Prüfungskommissionen weniger auf die Form als auf die Vollständigkeit und inhaltliche Korrektheit der Zitate achten.
Leider ist dieses Feature problembehaftet, weil Microsoft zwar unterschiedliche Formatierungen der Quellenangaben mitliefert, aber ausgerechnet für die hierzulande nach DIN ISO 690:2013-10 übliche Zitierform zwei nicht mehr aktuelle Fassungen anbietet. (Die früher als Zitatstandard in Deutschland gültige DIN 1505-2 wurde 2013 durch DIN ISO 690:2013-10 ersetzt.)
Die dafür »zuständige« Word-Funktion ist nicht sehr anpassungsfreudig, ohne XML-Kenntnisse ist man aufgeschmissen. Sinnvoller erscheint es, die Spezialprogramme Zotero und Citavi einzusetzen, für die viele Hochschulen eine Sammellizenz besitzen.
Bei der Eingabe von Formelzeichen stoßen manche Nutzer auf Hürden. Ich habe hier ein paar Hilfsmittel erläutert.
Aktualisiert 25.02.2021
Immer wieder gibt es Anfragen, wo denn die in früheren Versionen vorhandene Scan-Funktion direkt aus Office-Anwendungen heraus geblieben sei. Es gibt sie nicht mehr.
Aber es gibt Ersatz.
Ein oft nachgefragter Fehler ist das Verschwinden der Überschriftennummerierung in einer Gliederungsebene; stattdessen werden schwarze Balken angezeigt. Dem ist leicht abzuhelfen:
Die Standard-Nummerierungen für Überschriften reichen oft nicht aus, um spezielle Vorgaben zu erfüllen. Aber es ist ganz einfach, sich eigene hierarchische Überschriftsnummerierungsformate anzufertigen.
Immer wieder taucht in Hilfeforen die Frage auf, wie man in Serienbriefen die Anreden in der Adresse und am Textbeginn korrekt einmischen kann, ohne dafür eine zusätzliche Spalte in der Datenquelle zu benötigen. Die {IF}-Funktion von Word erledigt das elegant.
Mit Markups bezeichnet Word alle Änderungen, die im Überarbeitungsmodus vorgenommen wurden. Von jeher sind die unterschiedlichen Anzeigemodi der Markups sehr kryptisch. Hier eine Übersicht, welche Einstellung sich wie auf die Anzeige der Änderungen auswirkt:
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© Burkhard Oerttel aka G.O.Tuhls. Alle Rechte vorbehalten. Für privaten Gebrauch sind alle Informationen, Tipps und Codes kostenlos.
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