Die Einrichtung eines neuen Rechners ist mit viel Mühen verbunden, denn alles muss neu installiert werden. Um nicht auch noch alle persönlichen Einstellungen, Textbausteine, Wörterbücher etc. neu einrichten zu müssen, hilft die Liste der Pfade, in denen Office persönliche Einstellungen speichert:
Word Tipps – Übersicht
Hier gibt es Hinweise zu häufig geäußerten Problemen und Arbeitserleichterungen beim Umgang mit Word.
Grundlegende Bedienungshinweise finden Sie in den Skripten »MS Word – Grundlagen und Glossar« und
»Word ist keine Schreibmaschine« (einfach auf die Bilder klicken).
Wichtig: Die meisten Tipps funktionieren nur mit der Desktop-Version von Word. Word-Online (die Browser-App oder Web-App) und Word-Mobile (für Smartphones und Tablets) sind im Funktionsumfang stark eingeschränkt; ihnen fehlen zum Teil elementare Word-Funktionen.
Zu den Themenseiten:
Effektiv mit Word arbeiten
NEU in Word: Copilot
Hier finden Sie aktuelle Informationen über Microsofts neuestes Attentat auf seine Kunden.
Inhalt: Nutzen in Word | Absurditäten
Im Januar 2025 hat Microsoft die Welt mit einer in Microsoft 365 integrierten KI »beglückt«, die natürlich auch in Word Hilfestellung leisten soll.
Was davon zu halten ist, darüber streiten sich die Geister. Kann eine KI kreativ genug sein, um einem Autor das Texten zu erleichtern oder gar abzunehmen? Manchen ist Copilot einfach zu aufdringlich, denn immer wieder blendet er sein Signet ein, um seine Hilfe anzudienen. Abschalten ließ er sich in manchen Versionen aber auch nicht; zum Glück ist dieser essentielle Mangel mittlerweile behoben. Einfach ist das aber nicht, denn einen »Generalschalter«, der das Teil zum totalen Verstummen bringt, gibt es nicht. (In Word geht es leicht mit Datei | Optionen | Copilot.) Dankenswerterweise hat Kevin Kozuszek bei »Dr. Windows« eine ausführliche Anleitung zu den Abschaltvarianten in allen Apps zusammengestellt.
Außer den im Folgenden beschriebenen Merkwürdigkeiten finden Sie weitere absurde Beispiele auf der Seite Ich und die KI.
Copilot in Word nutzen
Sobald Sie Word mit einem leeren Dokument starten, ist auch Copilot schon zur Stelle; selbstverständlich auch bei einem bereits bestehenden, wenn Sie es öffnen.
Folgen Sie dieser Aufforderung nicht, sondern schreiben drauflos, verschwindet die Aufforderung, aber nicht für lange. Immer wenn Sie Text markieren oder einfügen, meldet sich der Copilot, indem sein Icon in der Mini-Werkzeugleiste auftaucht.
Klicken Sie das Icon an (1), lässt sich im sog. Prompt (2) eine Aufgabe formulieren (3).
Das Ergebnis erscheint im Aufgabenbereich Copilot mit einer Auswahl an Aktionen, wie mit dem Vorschlag umgegangen werden soll (4).
Die Möglichkeiten den Text automatisch umschreiben zu lassen, zu kürzen oder zu verfeinern arbeiten direkt ohne Prompt-Eingabe auf gleiche Weise.
Alternativ lässt sich der Copilot-Aufgabenbereich jederzeit öffnen, indem Sie das Icon rechts unten in der Fensterecke anklicken.
Absurditäten
Es ist bekannt, dass KI dazu neigt, fehlende Fakten durch erratische Daten, bei Menschen würde man Phantasie sagen, aufzufüllen. Nicht umsonst gibt es dazu deutliche Hinweise in den Ergebnissen. Ein Algorithmus mit »Mut zur Lücke« wäre zielführender anstatt der albernen Warnung.
Zum Fiasko gerät allerdings ein KI-Ergebnis, wenn der Inhalt jenseits jeglicher Realität ist, wie in diesem Beispiel, das ich von Copilot für Word als Ergebnis zu »Schreibe eine Rezension zu Tuhls’ Tools« erhielt.
Copilot schreibt eine Rezension zu Tuhls’ Tools.
Copilot basiert auf ChatGPT, das an dieser Aufgabe ebenso grandios scheitert. Besonders hervorzuheben ist die Unfähigkeit, den Genitiv zu erkennen. 🤨
ChatGPT schreibt eine Rezension zu Tuhls’ Tools.
Microsoft hat wichtige Tastenkombinationen in Word geändert. Update!
Tastenkombinationen sind eine feine Sache. Man gewöhnt sich schnell daran, anstelle des Stöberns im Menüband einfach zwei oder drei Tasten gleichzeitig zu drücken. Leider pfuscht Microsoft gern darin herum.
Die Tastenkombinations-Änderungen von Anfang 2023 sind ein Debakel. Seit Jahrzehnten etablierte Zuordnungen wurden ohne Not (Begründung: Barrierefreiheit?) mit anderen Funktionen belegt.
Die Zoom-Funktionen sind entbehrlich bis auf die 100%-Funktion, die man aber auch auf eine andere, ungenutzte Kombi hätte legen können. Hinaus- und hineinzoomen geht deutlich einfacher mit S+Mausrad.
Noch unverständlicher ist die Änderung von S+U+c/v zu S+A+c/v bzw. G+c/v zugunsten des Einfügens unformatierten Textes, denn dafür besteht mit W+G+v bereits eine Tastenkombination der Power Toys.
Dass die Tastenkombinationen für Trennfuge einfügen S+- und Geschützter Bindestrich S+U+-ersatzlos entfallen sind, ist nicht hinnehmbar.Dem Gedankenstrich (vorher S+± im Nummernblock) hat man nun die Tastenkombination U+G+- zugewiesen, aber was ist mit den anderen beiden?
Update:
Nach fast zwei Jahren hat man in Redmond (oder Dublin oder München?) ein Einsehen gehabt und neue Tastenkombinationen für die entfallenen eingerichtet:
- Trennfuge jetzt G+-
- geschützter Trennstrich jetzt A+U+-
- Halbgeviertstrich (Gedankenstrich): S+± im Nummernblock wiederhergestellt
Dafür wurde S+U+ò zum Ein- und Ausschalten der Steuerzeichenansicht mal eben gecancelt. (Ersatz bietet S+U+8.)
Und noch eine unverhoffte Korrektur: Microsoft schaffte es doch tatsächlich, die seit Version 2007 auf deutschen Tastaturen nicht funktionierende Tastenkombination A+U+0 zum Aufruf des Formeleditors endlich gangbar zu machen. Schampus, Konfetti, Fanfarenchor!
Mit »Tuhls’ Tuhls« können Sie bequem jede einzelne der neuen Tastenbelegungen beliebig rückgängig machen oder beibehalten (siehe Screenshots unten rechts) und weitere Tastenkombinationen mit nützlichen Funktionen belegen, die tlw. mit dem Word-Dialog Tastatur anpassen nicht möglich sind.
Einen Briefbogen erstellen
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Der Aufbau der Vorlage für einen Briefbogen ist in Word mit einigen Hindernissen versehen.
Die nachfolgenden Anleitungen sollen Ihnen helfen, einen eigenen Briefbogen für Word zu erstellen, den Sie als Word-Dokumentvorlage (.dotx) speichern.
Briefkopf und Fußzeilen
Wichtig! Briefkopf und Kopfzeile in Word sind nicht dasselbe!
Wie Kopfzeilen gestaltet und verwaltet werden, lesen Sie auf der Seite Kopf- und Fußzeilen.
Die Absenderzeile im Anschriftenfenster ist nach DIN 5008 Teil des Anschriftenfensters. In Word ist es jedoch sinnvoll, diese Angabe in die Kopfzeile zu integrieren, weil sie fest vorgegeben ist. Die Word-Kopfzeile kragt also um diese eine Zeile (Schriftgrad 8 pt) in das Anschriftenfeld hinein.
Die Fußzeile soll die nach Handelsrecht notwendigen Angaben aufnehmen, als Service auch die Verkehrsanbindungen. Außerdem ist hier die Seitennummer zu platzieren.
Da sowohl Briefkopf als auch Fußzeile der ersten Seite nicht auf den Folgeseiten benötigt werden, ist es erforderlich, die Kopf- und Fußzeilen mit der Option Erste Seite anders zu entkoppeln.
Die Kopf- und Fußzeile der Folgeseiten gestalten Sie wie folgt:
- Betätigen Sie im Textteil der ersten Seite S+r.
- Gestalten Sie die Kopf- und Fußzeile der Folgeseiten.
- Sollen gerade und ungerade Seiten unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen erhalten, gilt die mit Schritt 2 gestaltete Kopf- und Fußzeile für gerade Seitennummern.
Um die ungeraden Seiten zu gestalten,- aktivieren Sie die Option Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich,
- betätigen Sie im Textteil der Folgeseite S+r und
- gestalten Sie die ungerade Folgeseite.
- Entfernen Sie die mit S+r eingefügten »harten« Seitenumbrüche.
Die Gestaltung der Folgeseiten bleibt erhalten und erscheint beim künftigen Seitenumbruch.
Das Anschriftenfeld einfügen
Das Anschriftenfeld soll nach DIN 5008 Anhang A 45 mm Abstand zum oberen Blattrand haben, für Bogen mit verkürztem Briefkopf 27 mm, und 40 x 80 mm groß sein, um nebst Absenderangabe im Fensterumschlag komplett zu erscheinen. Ins Anschriftenfeld passen maximal 9 Zeilen.
Am einfachsten ist es, für das Anschriftenfeld und die Kommunikationsangaben eine zweispaltige einzeilige Tabelle unterhalb des Briefkopfes zu platzieren.
Da es nicht möglich ist, eine Inline-Tabelle auf einen bestimmten Abstand von der Blattoberkante zu positionieren, nehmen Sie die Kopfzeile als Bezugspunkt.
Der eingefügte Briefkopf definiert die Absenderzeile bereits als Unterkante der Kopfzeile. Somit beginnt der Schreibbereich unmittelbar darunter. An dieser Stelle ist der Absatz, um die Tabelle einzufügen.
Loch- und Falzmarken
Soll der Brief gedruckt und im Umschlag versandt werden, ist zumindest eine Falzmarke erforderlich, um zielgenau das obere Drittel des Blatts so zu falten, dass die Adresse im Adressfenster des Umschlags erscheint.
Das untere Drittel zu falten ist weniger kompliziert, weil man sich am oberen Falz orientieren kann, und eine Lochmarke in der Mitte des Bogens per Ecke auf Ecke legen zu erzeugen, lernt jeder Büropraktikant am ersten Tag.
DIN 5008 definiert dennoch alle drei Markierungen. Sie können diese Maße direkt in die Positionierungsangaben des Layout-Dialogs übernehmen.
| Briefkopf | 27 mm | 45 mm |
| Obere Falzmarke | 87 mm | 105 mm |
| Lochmarke | 148,5 mm | 148,5 mm |
| Untere Falzmarke | 192 mm | 210 mm |
Damit sich die Markierungen nicht mit dem Text verschieben, müssen sie in der Kopfzeile verankert sein.
- Doppelklicken Sie in die Kopfzeile.
- Einfügen | Form | Linie
- Zeichnen Sie mit Einfügen | Formen drei kurze, waagerechte Linien ((Shift) festhalten) in den linken Randbereich, eine davon für die Lochmarke etwas länger.
- Markieren Sie die zu positionierende Linie.
- Öffnen Sie die Registerkarte Formformat.
- Klicken Sie in der Gruppe Größe.
- Wechseln Sie im Layout-Dialog zum Register Position.
- Tragen Sie die Werte ins Feld Horizontal Absolute Position: 0 cm ein und ins Feld Horizontal Absolute Position: den zugehörigen Wert aus Tabelle 2.1 ein. Wählen Sie rechts daneben für beide Werte den Bezug Seite.
- Achten Sie darauf, dass die Option Objekt mit Text verschieben nicht angekreuzt ist.
- Wiederholen Sie die Positionierung ab Schritt 4 für die anderen Markierungslinien.
Automatisches Datum
Das Datum eines Briefes ist in den meisten Fällen das aktuelle Tagesdatum.
- Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der das Datum erscheinen soll.
- Einfügen | Schnellbausteine | Feld
- Begrenzen Sie die Auswahl auf »Datum und Zeit«.
- Wählen Sie CreateDate.
- Wählen Sie das gewünschte Datumsformat.
- Ok
Verweise auf Folgeseiten
Tipps zur Seitennummerierung und zu Folgeseitenhinweisen finden Sie beim Thema Seitennummerierung.
Betreff auf Folgeseiten wiederholen
In der geschäftlichen Korrespondenz hat es sich als hilfreich erwiesen, im Kopf- oder Fußbereich der Folgeseiten zu wiederholen, um welche Seite welchen Schriftstücks es sich handelt.
Leider funktionieren normale Querverweise in der Kopf- und Fußzeile nicht. Um Angaben aus der ersten Seite in den Kopfzeilen der Folgeseiten zu wiederholen, bedarf es eines Kunstgriffs mit dem {StyleRef}-Feld, das am Beispiel der Betreffzeile soll das Prozedere erläutert werden soll:
Erstellen Sie für die Betreffzeile eine eigene Formatvorlage wie folgt:
- Markieren Sie die Betreffzeile.
- Klicken Sie in der nach dem Markieren erscheinenden Mini-Symbolleiste Formatvorlagen | Formatvorlage erstellen.
- Geben Sie im Dialog Neue Formatvorlage erstellen einen Namen für die Formatvorlage an.
- Wechseln Sie zur Kopf- oder Fußzeile der zweiten Seite und geben Sie dort den sonstigen Text für den Hinweis ein.
- Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der der Verweis erscheinen soll.
- Fügen Sie ein {StyleRef}-Feld für einen formatabhängigen Verweis ein: Einfügen | Text: Schnellbausteine | Feld | StyleRef
- Wählen Sie die Formatvorlage, die Sie in Schritt 2 und 3 eingerichtet haben.
Spezialitäten beim Suchen und Ersetzen
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Vielen Nutzern bereiten die erweiterten Möglichkeiten, die das Suchen und Ersetzen in Word bietet, Probleme. Die zugehörige Online-Hilfe ist etwas eigenartig sortiert. Die verlinkte Zusammenstellung ist übersichtlicher und enthält alle Codes für Platzhaltersuche (Mustererkennung).
Markieren – mal anders
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Die üblichen Methoden zur Textmarkierung, egal ob mit der Tastatur oder der Maus sind wohl allen Word-Nutzern bekannt. Es gibt aber spezielle Methoden, die selten in Handbüchern und Hilfeseiten erwähnt werden. Zu beiden finden Sie Informationen in diesen beiden Anleitungen:
Tutorial zum Markierungsmodus mit (
Tutorial »Integrierte Sprungmarken und Markierungsfunktionen«
Marginale nutzen: Positionsrahmen oder Textfelder?
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Der übliche Schreibbereich ist geringer als die Blattgröße; das Blatt wird nur zum Teil ausgenutzt, weil ein Text mit Rand gefälliger aussieht. In der Drucktechnik wird dieser Bereich »Satzspiegel« genannt. Der Bereich um den Satzspiegel herum, das Marginal, ist aber nicht tabu. Hier werden exponierte Elemente platziert, zu Beispiel Hinweise zum Text, Icons, QR-Codes und ähnliches.
Als Word-Nutzer hat man dazu die Wahl zwischen Positionsrahmen und Textfeldern. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, wie im verlinkten Skript beschrieben.
Tutorial »Positionsrahmen oder Textfelder«
Textbausteine (Autotext)
Immer wieder benötigte Texte müssen nicht immer wieder neu geschrieben oder per Kopieren eingefügt werden. Bereits bei Wörtern mit mehr als acht Buchstaben – und deren gibt es im Deutschen, besonders in Fachsprachen, genügend – sehnt man sich beim Schreiben nach etwas Bequemlichkeit.
Die Funktion Autotext, arbeitet ähnlich wie die Autokorrektur, korrigiert aber nicht sofort, sondern
- bietet die Korrektur zunächst nach Eingabe der ersten vier Zeichen nur an; erst nach Betätigung von R lassen Sie sie wirksam werden oder schreiben einfach weiter oder
- fügt nach Eingabe der Anfangsbuchstaben und den Baustein ein oder
- übernimmt den Baustein mit Einfügen | Schnellbausteine | Autotext aus einer Bausteinauswahl.
- Textbausteine können auch grafische Elemente enthalten.
Textbausteine anlegen
Um einen Text als Baustein zu erfassen, schreiben Sie ihn auf, markieren ihn und betätigen dann A+§ oder Einfügen | Schnellbausteine | Autotext | Auswahl im Autotext-Katalog speichern.
Wichtig: Wenn Sie nur den Text markiert haben, werden Absatzformatierungen nicht erfasst. Wollen Sie den Baustein als formatierten Absatz erhalten, muss die Absatzmarke ¶ in der Markierung eingeschlossen sein.
Im Dialog bestimmen Sie einen Namen für diesen Textbaustein und weitere Eigenschaft, besonders den Speicherort:
- Normal.dotm speichert den Textbaustein in der Standard-Dokumentenvorlage.
- BuldingBlocks.dotx speichert den Textbaustein unabhängig von einer Dokumentenvorlage.
- Basiert Ihr aktuelles Dokument auf einer besonderen Dokumentenvorlage (.dotx oder .dotm), wird auch diese als Speicherort angeboten. Damit stehen die Textbausteine jedem Verwender der Vorlage zur Verfügung, was mit den ersten beiden Speichervarianten nicht möglich ist.
Die Bausteine lassen sich im Dialog Neuen Baustein erstellen bestimmten Katalogen und Kategorien zuordnen, damit Sie bei der späteren Verwendung und Verwaltung den Überblick behalten. In den Optionen lässt sich festlegen, in welcher Form der Baustein in den Text eingefügt wird.
Tipp: Meist ist es sinnvoll, die Namen der Textbausteine zu ändern, um die automatische Vorschlagsfunktion nicht ständig bei Wörtern mit gleichem Anfang zu erhalten. Die Buchstabenfolge »tb« davor gesetzt, verhindert Kollisionen mit anderen Wörtern.
Textbausteine verwalten
Einfügen | Schnellbausteine | Organizer für Bausteine
Markieren Sie den Baustein, der bearbeitet werden soll, und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten, um in einem Dialog wie bei der Neuerstellung eines Bausteins dessen Attribute zu verändern.
Bausteinkatalog drucken
Sie können Ihre Textbausteine als Liste drucken, wenn Sie im Druckdialog in der obersten Auswahl Autotext-Einträge wählen.
Leichteren Zugriff auf Textbausteine ermöglichen
Textbausteine lassen sie sich in Steuerelementen der Dokumentvorlage abbilden. Dazu bedarf es folgender Vorbereitungen:
- Ordnen Sie in Textbausteine verwalten den für diese Vorlage benötigten Textbausteinen eine eigene Kategorie zu und speichern Sie sie in der Vorlage.
- Legen Sie mit den Entwicklertools an der Stelle, an der ein Textbaustein einzufügen ist, ein Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement an,
- dem Sie in den Eigenschaften die gewünschte Kategorie zuordnen.
- Beim Anklicken des Steuerelements im Ausfüllmodus werden die Textbausteine der zugeordneten Kategorie zur Auswahl angeboten.
Was bedeuten die verschiedenen Markup-Einstellungen?
Einfaches Markup
Änderungen durchgeführt, nur Randmarkierungen
Markup: keine
So sähe das Dokument aus, wenn Sie alle Änderungen annehmen.
Original
Ansicht der ursprünglichen Fassung vor der Überarbeitung
Eine Einstellung fehlt seit 2013, ist aber mit Menüband anpassen nachrüstbar:
Original: Markups anzeigen
Änderungen nicht durchgeführt, Inline-Überarbeitungen markiert, Sprechblasen sichtbar
Wo sind die Einstellungen für die Hardware-Grafikbeschleunigung geblieben?
- Öffnen Sie mit W+r die Eingabeaufforderung, geben Sie regedit ein und bestätigen Sie mit R.
- Öffnen Sie das Suchfenster mit S+f. und geben Sie ein: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Avalon.Graphics
- Legen Sie mit Rechtsklick einen neuen Schlüssel an:
- DWORD-Wert (32-Bit) > DisableHardwareAcceleration > Wert: 1
- Speichern und schließen Sie die Registry und starten Sie den Computer neu.
Anwendung ausdrücklich auf eigene Gefahr! Diese Anleitung wurde von einer offiziellen Microsoft-Seite übernommen und nutzerfreundlich aufbereitet.
Scannen mit Word
Immer wieder gibt es Anfragen, wo denn die in früheren Versionen vorhandene Scan-Funktion direkt aus Office-Anwendungen heraus geblieben sei.
Benutzerdefinierte Daten und Einstellungen auf den neuen Rechner mitnehmen
Aufzählungszeichen: %appdata%\Microsoft\Word\ListGal.dat
Autokorrekturen: %localappdata%\Microsoft\Office\*.qat
Menüband: %userprofile%\Dokumente\*.exportedUI
Vorlagen: %userprofile%\Dokumente\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen
Wörterbücher: %appdata%\Microsoft\Office\16.0\7ce91f78\Proofing
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